Manajemen Proyek: Pengertian, Tahapan, dan Penerapannya

Untuk dapat mencapai goals proyek pada sebuah perusahaan, diperlukan teknik manajemen proyek yang baik. Apa itu manajemen proyek? Temukan jawabannya pada artikel ini.

—

Dalam sebuah perusahaan, manajemen proyek diperlukan agar rencana proyek yang sedang berlangsung dapat berjalan dengan lancar dan selesai sesuai dengan target yang telah direncanakan.

Selain itu, manajemen proyek juga diperlukan untuk mengelola sumber daya yang ada, termasuk anggaran, perlatan yang digunakan, hingga anggota perusahaan yang terlibat.

Secara tidak langsung, manajemen proyek merupakan sarana yang sangat baik dalam mengelola berbagai proyek yang akan atau sedang dijalankan oleh perusahaan.

Manajemen proyek dapat diterapkan dalam berbagai industri dan sektor untuk mengelola proyek-proyek yang beragam, mulai dari pengembangan perangkat lunak, konstruksi, penelitian, hingga acara-acara besar.

Lalu, apa yang dimaksud dengan manajemen proyek?

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah disiplin ilmu yang akan mengajarkan Anda untuk mampu mengorganisir, merencanakan, dan mengerjakan proyek secara sederhana. Melalui manajemen proyek, Anda akan diajarkan untuk membuat berbagai tools yang dapat menghemat waktu dan biaya dalam mengerjakan tugas di perusahaan. 

Lalu, apa tujuan dari manajemen proyek?

Tujuan Manajemen Proyek

Tujuan dari manajemen proyek adalah memastikan bahwa suatu proyek dapat diselesaikan dengan efisien dan efektif, mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta memenuhi kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan atau stakeholders. Beberapa tujuan utama dari manajemen proyek melibatkan aspek-aspek berikut:

1. Menentukan Tujuan Proyek

Menjelaskan dan mendefinisikan dengan jelas tujuan dan hasil yang diharapkan dari proyek. Ini dapat mencakup pencapaian spesifik, seperti pengembangan produk atau layanan baru, perubahan sistem, atau pembangunan infrastruktur.

2. Mengelola Ruang Lingkup

Memahami dan mengendalikan ruang lingkup proyek untuk memastikan bahwa proyek tetap fokus pada tujuan utama dan tidak terjadi perubahan yang tidak direncanakan atau tidak terkendali.

3. Mengelola Waktu

Menetapkan jadwal proyek, mengidentifikasi jalur kritis, dan memastikan bahwa proyek diselesaikan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Manajemen waktu melibatkan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan pengendalian waktu.

4. Mengelola Biaya

Memastikan bahwa proyek tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan. Pengelolaan biaya melibatkan perencanaan dan pemantauan biaya, pengelolaan sumber daya, serta identifikasi dan penanganan risiko keuangan.

5. Mengelola Sumber Daya

Membangun, mengatur, dan mengelola tim proyek serta sumber daya lainnya, seperti peralatan, material, dan teknologi. Memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien.

6. Mengelola Risiko

Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengelola risiko-risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. Hal ini melibatkan perencanaan untuk mengurangi dampak risiko dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek.

7. Berfokus pada Kualitas

Menjamin bahwa produk atau layanan yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan. Manajemen proyek harus memastikan bahwa kontrol kualitas diterapkan secara konsisten selama seluruh siklus proyek.

8. Berinteraksi dengan Stakeholders

Berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders atau semua pemangku kepentingan, termasuk klien, tim proyek, pemasok, dan pihak lain yang terlibat. Memastikan bahwa semua pihak terlibat memahami dan setuju dengan progres dan perubahan proyek.

9. Menutup Proyek dengan Sukses

Memastikan bahwa semua tugas dan deliverables proyek diselesaikan dengan baik, evaluasi proyek dilakukan, dan pelajaran yang dipetik untuk meningkatkan manajemen proyek di masa mendatang.

Melalui pencapaian tujuan-tujuan ini, manajemen proyek berkontribusi pada keberhasilan proyek dan memastikan bahwa proyek tersebut memberikan nilai tambah yang diinginkan oleh pemangku kepentingan.

Baca Juga: Pentingnya Etos Kerja bagi Karyawan, Kunci Sukses Berkarier

Tahapan Manajemen Proyek

Manajemen proyek melibatkan sejumlah tahapan atau langkah-langkah untuk merencanakan, melaksanakan, dan menyelesaikan proyek dengan sukses. Tahapan-tahapan tersebut dapat bervariasi tergantung pada metodologi manajemen proyek yang digunakan, namun secara umum, terdapat beberapa tahapan umum yang sering ditemui dalam manajemen proyek. Berikut adalah tahapan-tahapan tersebut:

1. Inisiasi (Initiation)

Tahap inisiasi adalah awal dari proyek di mana ide atau kebutuhan untuk proyek diidentifikasi. Pada tahap ini, perluasan gagasan dan perencanaan awal proyek terjadi, termasuk identifikasi pemangku kepentingan utama dan tujuan proyek.

2. Perencanaan (Planning)

Tahap perencanaan melibatkan pengembangan rencana proyek yang terperinci, termasuk penentuan tujuan, ruang lingkup, jadwal waktu, alokasi sumber daya, dan identifikasi risiko. Ini juga mencakup pengembangan rencana manajemen komunikasi dan pengelolaan perubahan.

3. Eksekusi (Execution)

Pada tahap eksekusi, rencana proyek diimplementasikan. Tim proyek bekerja untuk menyelesaikan tugas-tugas dan menghasilkan deliverables sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Manajer proyek memainkan peran penting dalam mengkoordinasikan aktivitas dan memastikan penggunaan sumber daya yang efisien.

4. Pemantauan dan Pengendalian (Monitoring and Controlling)

Pada tahap ini, kemajuan proyek dipantau secara rutin untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana. Pengendalian dilakukan untuk menangani perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dan memastikan bahwa proyek tetap berada dalam kendali.

5. Penutupan (Closing)

Setelah proyek mencapai tujuan utama dan semua kegiatan telah diselesaikan, tahap penutupan dimulai. Ini melibatkan penyelesaian dan pengiriman deliverables, evaluasi kinerja proyek, pemenuhan kontrak, dan pembuatan laporan akhir. Tim proyek juga mengevaluasi pelajaran yang dipetik dari proyek untuk perbaikan di masa mendatang.

Bagaimana Cara Menerapkan Manajemen Proyek?

Untuk dapat menerapkan manajemen proyek, ada dua proses yang perlu Anda kuasai, yaitu:

1. Process Group Initiation (IGP)

Dalam tahap inisiasi, Anda akan mendata rancangan awal proyek dan menentukan stakeholder  yang bersangkutan. (Sumber: training-sdm.com)

Dalam mengerjakkan Process Group Initiation (IGP), terdapat dua proses penting yang harus Anda lakukan, yaitu membuat Project Charter (PC), dan mengidentifikasi stakeholder.

Membuat Project Charter (PC)

Pada proses pertama, Anda akan diminta untuk membuat dokumen yang berisikan data proyek dan gambaran dasar perencanaan proyek seperti objektif, tujuan proyek, ide kasar, waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek, serta stakeholder dan milestone inti.

Dari dokumen tersebut, Anda dapat melihat urgensi proyek serta bagaimana dampaknya untuk perusahaan. Jika Anda mengerjakan beberapa proyek dalam waktu bersamaan, Project Charter akan sangat membantu untuk menentukan proyek mana yang paling menguntungkan dan perlu dijalankan lebih dahulu.

Karena itulah Project Charter akan sangat menghemat waktu, tenaga, dan uang perusahaan, sebab hasil dari PC dapat Anda berikan pada pihak atasan/sponsor untuk mendapatkan persetujuan. Jika proyek dirasa mendesak, maka dapat segera dijalankan.

Namun, jika stakeholder melihat proyek tidak terlalu penting, maka dapat diberhentikan saat itu juga sehingga Anda tidak perlu membuang tenaga untuk lanjut ke tahap perencanaan. Di sisi lain, indikator dalam setiap dokumen PC dapat berbeda tergantung dari skala proyek, kebutuhan, serta jenis industri tempat Anda bekerja.

Mengidentifikasi Stekholder

Selanjutnya pada proses mengidentifikasi stakeholder, Anda akan membuat daftar dari stakeholder atau pihak yang diharapkan dapat bekerja sama dalam proyek. Untuk mempermudah, Anda dapat membuat dokumen pada Excel yang berisikan nama stakeholder, jabatan, serta informasi kontak. 

Perlu diingat, stakeholder tidak hanya mencakup pihak perusahaan/sponsor, namun juga pihak eksternal. Sebagai contoh, jika proyek yang Anda kerjakan berkaitan dengan lingkungan dan menimbulkan polusi suara, maka warga di sekitar proyek juga termasuk dalam stakeholder.

Mengidentifikasi stakeholder dengan jelas menjadi proses yang tidak boleh Anda lewatkan, karena hal ini akan membantu Anda mengetahui pihak mana saja yang berkaitan dengan proyek. Proses ini juga mencegah terlalu banyak pihak ikut campur dalam proyek yang sedang dijalankan.

2. Project Planning (PP)

Dalam tahap perencanaan, setiap tahapan proyek akan dijelaskan lebih rinci (Sumber: entrepreneur.com)

Setelah proses inisiasi grup selesai, Anda dapat lanjut ke tahap project planning atau perencanaan. Denis Sazal, seorang Manager PwC Consulting dan Founder The Career Mastery menjelaskan, proses perencanaan merupakan lanjutan dari proses inisiasi di mana dokumen-dokumen yang telah Anda buat.

Dalam proses inisiasi akan dijabarkan lebih rinci melalui dokumen kebutuhan proyek. Dalam dokumen tersebut, ada beberapa elemen yang diikutsertakan, yaitu definisi ruang lingkup proyek, WBS (Work Breakdown Structure), biaya, jadwal, dan kualitas.

Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

Pada tahap mendefinisikan ruang lingkup proyek, Anda harus membuat lembar pernyataan cakupan proyek yang berisikan latar belakang proyek, goals dari proyek, Key Performance Individual (KPI) proyek, dan kriteria goals proyek. Untuk bisa membuat dokumen ini, Anda membutuhkan project charter yang telah dibuat sebelumnya, sebagai acuan dan batasan dalam menjelaskan lembar pernyataan cakupan proyek supaya tetap sesuai rancangan awal.

Work Breakdown Structure (WBS)

Kemudian pada tahap WBS atau Work Breakdown Structure, Anda ditugaskan untuk membedah setiap proses pengerjaan proyek dalam cakupan yang lebih kecil dan dijelaskan secara detail.

Jika proyek yang akan Anda jalankan adalah membangun sebuah gedung rumah sakit, maka pada tahap WBS Anda bisa membagi tahap pengerjaan gedung menjadi tahap pembangunan fondasi, pemasangan rangka gedung, memasang bata dan semen, sampai dengan pemasangan kaca jendela. Jelaskan setiap proses tersebut sampai Anda dapat memberikan estimasi waktu pengerjaan dan biaya yang dibutuhkan untuk setiap tahap.

Gantt Chart

Setelah menyelesaikan proses WBS, Anda dapat lanjut ke pembuatan Gantt Chart. Pada tahap ini Anda akan menjabarkan setiap tahap dalam WBS ke dalam tabel timeline untuk menentukan kisaran waktu pengerjaan setiap tahap. Dengan demikian, Anda akan memiliki acuan tentang deadline setiap tahapan proyek sehingga dapat terkontrol dengan baik.

Budget Management

Terakhir pada proses budget management, Sazal mengajarkan tentang bagaimana membuat rancangan anggaran proyek mulai dari biaya langsung, tidak langsung, dan biaya tidak terduga. Untuk membuatnya, Anda dapat menuliskan tiap tahap yang ada pada WBS dan menuliskan jumlah anggaran tiap tahap di kolom sebelahnya. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui secara lebih rinci berapa biaya yang dibutuhkan untuk mengerjakan setiap tahapan proyek.

Baca Juga:  Strategi Ampuh untuk Pelatihan Manajemen Konflik untuk Karyawan

—

Nah, Rekan Kerja, itu tadi penjelasan singkat mengenai Manajemen Proyek untuk mengerjakan sebuah proyek dengan lebih sederhana dan efisien. 

Untuk semakin menambah wawasan Anda, jangan lupa  baca artikel menarik lainnya di blog atau aplikasi RuangKerja yang dapat diunduh secara gratis pada Play Store atau App Store.