Mengenal Jenis dan Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja

Apakah Anda pernah mendengar istilah miscommunication? Exactly, komunikasi yang kurang tepat dapat berpotensi merugikan perusahaan. Ketahui apa saja jenis komunikasi dan bagaimana pentingnya komunikasi di tempat kerja melalui artikel ini!

—

Komunikasi di tempat kerja adalah aspek krusial yang membentuk dasar kolaborasi dan produktivitas tim. Selain itu, komunikasi saat ini dianggap sebagai bare minimum yang harus dimiliki setiap pemangku kepentingan, mulai dari pemimpin perusahaan, jajaran direktur, senior, hingga para staf entry level.

Namun, perlu diketahui juga bahwa komunikasi jenisnya cukup beragam. Apa saja? Mari simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Komunikasi

Melansir dari kamus Merriam Webster, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem simbol, tanda, atau perilaku yang umum.

Proses ini berlangsung secara terus-menerus dan membutuhkan setidaknya satu pihak sebagai pengirim dan penerima untuk menyampaikan berbagai jenis pesan, seperti ide, imajinasi, emosi, atau pemikiran tertentu.

Jenis Komunikasi Verbal dan Non Verbal

Komunikasi verbal merujuk pada penggunaan kata-kata atau bahasa untuk menyampaikan pesan baik secara lisan maupun tertulis dengan individu atau kelompok.

Komunikasi verbal dapat terjadi dalam  percakapan sehari-hari, presentasi, diskusi, atau bentuk komunikasi lainnya.

Media untuk melakukan komunikasi verbal pun beragam, mulai dari interaksi secara langsung dan tak langsung. Contohnya seperti tatap muka, melalui media cetak, media elektronik, dan media sosial.

Sementara itu, komunikasi non verbal adalah proses penyampaian pesan tanpa menggunakan kata-kata atau bahasa.

Hal ini mencakup ekspresi wajah, gerakan tubuh, kontak mata, postur tubuh, dan elemen non-verbal lainnya untuk menyampaikan informasi atau ekspresi yang dimaksud. 

Komunikasi non verbal dapat memberikan tambahan makna atau nuansa kepada pesan yang disampaikan secara verbal, dan seringkali berperan penting dalam memahami konteks dan emosi dari suatu interaksi.

Misal, Anda mengacungkan jempol pada karyawan untuk menyampaikan bahwa kinerja karyawan tersebut sangat memuaskan. 

Baca Juga: Pentingnya Keterampilan Komunikasi Bagi Kehidupan Personal dan Profesional

Jenis Komunikasi Intrapersonal dan Interpersonal

Komunikasi intrapersonal adalah bentuk komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang dengan dirinya sendiri. Proses ini melibatkan refleksi, pertimbangan, dan dialog internal pada pikiran individu. 

Dalam komunikasi intrapersonal, seseorang dapat mengeksplorasi dan memproses ide, perasaan, serta pemahaman pribadi tanpa melibatkan pihak lain.

Selain itu, komunikasi jenis ini berfungsi untuk  melakukan pemikiran mendalam, introspeksi, dan evaluasi diri yang bertujuan memahami diri sendiri dengan lebih baik lagi.

Selanjutnya, komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara dua orang atau lebih. Dalam konteks ini, individu saling berinteraksi, bertukar informasi, dan menyampaikan pesan satu sama lain.

Komunikasi interpersonal mencakup ekspresi verbal dan non-verbal seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Dalam hal ini, komunikasi interpersonal berperan penting dalam membangun hubungan yang baik melalui proses memahami orang lain. 

Baca Juga: Bangun Kesuksesan dalam Karier dengan Teknik Komunikasi yang Baik

Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja

Komunikasi memainkan peran yang sangat penting dalam manajemen organisasi manapun. Perhatikan beberapa manfaat komunikasi di tempat kerja berikut ini:

1. Pemahaman Tujuan Bersama

Komunikasi yang efektif membantu semua anggota tim memahami tujuan bersama dan peran masing-masing dalam mencapainya. Hal ini menciptakan sinergi antar anggota tim.

2. Mencegah Kesalahpahaman

Kesalahpahaman seringkali menjadi akar konflik di tempat kerja. Komunikasi yang jelas dan terbuka dapat mencegah kesalahpahaman, menjaga harmoni, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

3. Pemberian Feedback

Komunikasi yang baik memungkinkan manajer dan rekan kerja memberikan umpan balik secara konstruktif. Ini membantu karyawan untuk terus berkembang dan memperbaiki kinerja mereka.

4. Peningkatan Kolaborasi

Untuk menciptakan kolaborasi yang hebat, setiap anggota tim harus berkomunikasi dengan hebat pula. Pasalnya, komunikasi yang baik dapat menghasilkan ide, rencana, gagasan, dan solusi yang tepat untuk menjalankan sebuah project.

5. Keberlanjutan Hubungan Kerja

Dalam hal ini, komunikasi menjadi sangat penting untuk membangun dan menjaga hubungan kerja yang kuat antara atasan dan bawahan serta antar karyawan, baik saat di dalam perusahaan atau di luar perusahaan.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi (Communication Skill) Bagi Pemimpin

Cara Membangun Komunikasi yang Efektif

Komunikasi efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan dipahami oleh pihak lain tanpa menyebabkan kebingungan atau ketidakpastian. Dalam komunikasi efektif, setiap pesan dapat diterima dan dipahami dengan benar oleh penerima sehingga terhindar dari kesalahpahaman.

Selain itu, komunikasi efektif juga mencakup keterlibatan aktif, mendengarkan dengan penuh perhatian, dan berkomunikasi sesuai dengan kebutuhan dan keadaan. Hal ini menciptakan hubungan yang sehat dan produktif di tempat kerja dan juga dalam konteks lainnya.

Untuk lebih jelasnya, Anda dapat menyimak cara membangun komunikasi yang efektif di bawah ini:

1. Jadi Pendengar Aktif

Salah satu kunci utama komunikasi yang efektif adalah mendengarkan dengan saksama. Fokus pada pembicaraan tanpa terganggu oleh distraksi dan berikan respons yang menunjukkan pemahaman.

2. Terbuka & Jujur

Bangun suasana di mana setiap orang merasa nyaman untuk berbicara terbuka. Berikan dan terima umpan balik secara konstruktif, dan hindari penyembunyian informasi yang dapat mempengaruhi kepercayaan.

3. Gunakan Bahasa Tubuh yang Positif

Komunikasi tidak hanya terjadi melalui kata-kata, tetapi juga melalui bahasa tubuh. Pastikan sikap tubuh dan ekspresi wajah mendukung pesan yang ingin disampaikan.

4. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tegas

Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau teknis yang sulit dimengerti. Sampaikan pesan secara singkat, jelas, dan tegas.

5. Pilih Waktu yang Tepat

Pilih waktu yang tepat untuk berkomunikasi, terutama ketika ada informasi sensitif atau memerlukan diskusi mendalam. Hindari berkomunikasi di tengah-tengah keadaan yang penuh tekanan atau saat suasana hati sedang buruk.

6. Gunakan Teknologi yang Tepat

Dalam era digital, pilih metode komunikasi yang sesuai dengan situasi. Terkadang, pertukaran informasi melalui email atau pesan teks dapat lebih efisien daripada pertemuan tatap muka.

7. Pahami Gaya Komunikasi Orang Lain

Setiap orang memiliki gaya komunikasi yang berbeda. Pahami gaya komunikasi rekan kerja atau tim Anda untuk menciptakan lingkungan yang inklusif dan mendukung.

8. Berikan Umpan Balik yang Konstruktif

Jika Anda memberikan umpan balik, pastikan itu bersifat konstruktif. Fokus pada perilaku atau tindakan yang dapat ditingkatkan, bukan pada karakteristik pribadi lawan bicaramu.

9. Buat Pesan Menarik

Buat pesan yang menarik dan relevan untuk pendengar. Gunakan contoh konkret atau cerita untuk menjelaskan ide-ide kompleks pada pendengar.

10. Bersikap Empati

Usahakan untuk memahami sudut pandang orang lain dan bersikap empati untuk menciptakan rasa saling menghargai dan mendukung di antara anggota tim.

Baca Juga: 12 Tips Untuk Meningkatkan Komunikasi Efektif dalam Tim

Contoh Komunikasi Efektif di Tempat Kerja

Efektif

Rekan Kerja A: “Hai semua, saya ingin membahas kemajuan proyek kita. Saya pikir kita perlu melakukan pertemuan singkat untuk menyinkronkan informasi dan memastikan semua individu memahami hal yang sama. Bagaimana pendapat kalian? Kira-kira, kapan waktu yang cocok?”

Rekan Kerja B: “Saya setuju. Bagaimana jika kita mengatur pertemuan besok pagi jam 10 di ruang rapat?”

Tidak Efektif

Rekan Kerja A: “Pertemuan proyek besok pagi jam 10 di ruang konferensi. Pastikan hadir semua.”

Analisis

Komunikasi yang efektif melibatkan dialog terbuka dan kolaboratif, sedangkan komunikasi yang tidak efektif cenderung otoriter dan kurang memperhatikan kebutuhan tim.

Manfaat Komunikasi Efektif

Manfaat komunikasi efektif di tempat kerja sangat mencakup berbagai aspek. Seperti meningkatkan koordinasi antar tim dan individu, membantu dalam pencegahan atau penyelesaian konflik dengan lebih efisien, dan  menghindari terjadinya ketidaksepahaman atau interpretasi yang salah.

Dalam konteks kepemimpinan, komunikasi yang efektif dapat menciptakan lingkungan di mana banyak ide baru bermunculan.

Selain itu, karyawan yang merasa didengar dan dipahami cenderung lebih termotivasi dan berkontribusi secara positif terhadap perusahaan. 

Komunikasi efektif juga mendukung budaya perusahaan yang terbuka dan inklusif dan memberikan ruang bagi beragam perspektif untuk berkembang.

Dengan demikian, manfaat komunikasi efektif meluas dari tingkat produktivitas hingga kepuasan karyawan dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

—

Demikian pembahasan mengenai jenis komunikasi dan pentingnya komunikasi di tempat kerja. Setelah membaca artikel ini, pastikan proses komunikasi di perusahaan Anda dapat berjalan dengan lebih efektif ya!

Jika butuh bantuan para expert untuk memberi pelatihan tentang komunikasi bagi para karyawan atau semua stakeholders, hubungi konsultan di Ruang Kerja. Kami akan memberikan pelatihan terbaik untuk perusahaan Anda!

Referensi Gambar: 

Discussing business documents [daring]. Tautan: http://tinyurl.com/Discussing-business-documents (Diakses: 29 Februari 2024)