Mengenal Kaizen dan Penerapannya dalam Lingkungan Kerja

Artikel ini akan memberikan penjelasan mengenai kaizen, sebuah filosofi Jepang yang dapat diterapkan di lingkungan kerja. Mari, simak dengan baik!

—

 

Kaizen memiliki arti “perubahan yang baik” atau “perbaikan”. Kata Kaizen sendiri berasal dari Bahasa Jepang yang kemudian dikenal sebagai filosofi. Kaizen menekankan pola pikir di mana perubahan kecil yang bertahap menciptakan dampak dari waktu ke waktu. Sebagai metodologi, kaizen dapat diterapkan di perusahaan dengan melibatkan manajemen dan karyawan tingkat atas untuk memulai perubahan sehari-hari.

Kaizen berakar dari momen pasca-Perang Dunia II, ketika reformasi ekonomi mengambil alih Jepang. Sejak Toyota Motor Corporation menerapkan Sistem Saran Ide Kreatif pada Mei 1951, perubahan dan inovasi menghasilkan kualitas produk dan produktivitas pekerja yang lebih tinggi, yang secara substansial berkontribusi pada pengembangan perusahaan.

Pada bulan September 1955, para eksekutif Jepang mengunjungi Amerika Serikat sebagai salah satu inisiatif dari Pusat Produktivitas Jepang. Mengintegrasikan cara Amerika melakukan bisnis dengan pendekatan manusiawi akhirnya mendorong perusahaan Jepang ke dalam daya saing dunia.

Selama tahun 1980-an, konsultan manajemen Masaaki Imai bekerja dengan Taiichi Ohno untuk menyebarkan pesan Toyota Productions System (TPS), hasil dari beberapa tahun perbaikan terus-menerus.

Dianggap sebagai Bapak Kaizen, Masaaki Imai secara global memperkenalkan kaizen sebagai metodologi manajemen yang sistematis dalam Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success (1986).

Saat ini, organisasi di berbagai industri mengadopsi kaizen sebagai bagian dari nilai inti mereka dan mempraktikkan peningkatan berkelanjutan setiap hari dengan konsep dari six sigma dan lean.

Lalu, apa saja elemen dari prinsip filosifi kaizen?

Elemen dan Prinsip Filosofi Kaizen

Menerapkan filosofi Kaizen dalam dunia kerja dapat memberikan kontribusi pada perbaikan sistem. Perusahaan akan menjalankan filosofi Kaizen yang berpedoman pada perbaikan dari segi prosedur untuk meningkatkan bisnis. Filosofi ini bisa meningkatkan fokus perusahaan dalam mencapai target maupun tujuan. 

Adapun beberapa elemen atau prinsip dari filosofi Kaizen dalam dunia kerja di antaranya: 

1. Management Commitment

Kegagalan dalam penerapan Kaizen adalah kurangnya komitmen dalam segi manajemen. Filosofi ini menekankan pada manajemen dalam operasional perusahaan. Pendekatan Kaizen dapat dimulai dari level manajer kemudian ke karyawan.

Ketika level manajerial menunjukkan komitmen jangka panjangnya untuk perbaikan terus-menerus, manajer mau tidak mau menindaklanjuti inisiatif dan karyawan secara pribadi ikut mengembangkan pola pikir Kaizen.

2.  Employee Empowerment

Karyawan yang bekerja akan mengetahui cara terbaik untuk meningkatkan kinerjanya. Pemimpin harus menciptakan lingkungan di mana orang merasa diberdayakan dan terlibat sehingga saran untuk perbaikan dapat datang dari semua jajaran. 

Memberdayakan karyawan sama halnya dengan mendorong pekerja untuk terus memberikan nilai tambah bagi organisasi. Tidak hanya meningkatkan semangat kerja, tetapi juga berkontribusi pada keberhasilan penerapan Kaizen.

3. Gemba Walk

Gemba Walk berasal dari istilah gemba atau gembutsu, yang berarti “tempat yang sebenarnya”. Gemba Walk ini memiliki pengertian bahwa para manajer biasanya mempelajari atau meninjau dengan tepat bagaimana suatu proses bekerja.

Kemudian mendapatkan wawasan dari para pekerja tentang peningkatannya. Gemba Walk ini membantu manajer sebagai pedoman evaluasi untuk menentukan akar penyebab masalah dan langkah selanjutnya.

Baca Juga: Jadikan Karyawan Lebih Aktif melalui Gamifikasi di Pelatihan Online

Pendekatan 5S dalam Kaizen yang Jadi Pedoman di Lingkungan Kerja

Menerapkan filosofi Kaizen dalam lingkungan kerja perlu berpedoman pada 5S. Adapun 5S yang dimaksud antara lain: 

1. Sort

Sortir mengacu pada menemukan dan memisahkan hal-hal yang tidak perlu. Tujuan penyortiran adalah menghilangkan kekacauan dan memastikan semua punya fungsi dan kegunaan.

Contoh nyata praktik Kaizen dalam dunia kerja, sederhananya dimulai dari meja kerja. Pilah dan pilih benda apa saja yang diletakkan di meja kerja. Letakan barang yang kiranya penting untuk digunakan. 

Dalam lingkup perusahaan lebih besar, penerapan Kaizen bisa dilakukan dengan menghapus beberapa langkah atau prosedur yang tidak efisien.

Selain itu perusahaan bisa melibatkan penggunaan teknologi dan informasi sebagai bantuan dalam pekerjaan sehari-hari. Misal dalam proses absensi, sistem disposisi, dan lain-lain. Menginventarisasi peralatan kantor dan mengganti dengan peralatan baru untuk efisiensi pekerjaan adalah langkah nyata dari Kaizen di dunia kerja. 

2. Straighten

Jika dalam keseharian bekerja, Anda menghabiskan banyak waktu untuk mencari sesuatu? Maka Anda perlu memperbaiki tata letak barang atau dokumen tersebut. Dengan begitu Anda tidak perlu meluruskan dan memastikan semuanya berada di tempat yang biasa diletakkan karena sesuai tempatnya. 

Selain meluruskan hal-hal fisik di sekitar ruang kerja dan lingkungan kerja, pelurusan digital juga harus dipertimbangkan. Apakah semua file Anda sudah beres? Bisakah semua orang di tim yang membutuhkan akses mengaksesnya?

3. Shine

Menjaga lingkungan kerja tetap bersih adalah bagian dari Kaizen. Menjaga lingkungan kerja tetap sehat berdampak pula pada kesehatan dan kebahagiaan secara keseluruhan.

Misalnya, debu dapat menyebabkan kerusakan mesin serta alergi. Remahan makanan dapat menyebabkan keyboard menempel serta memicu adanya sumber penyakit. Tong sampah yang meluap dapat mengeluarkan bau yang memicu penyakit.

Pembersihan ringan dan teratur yang dilakukan secara konsisten. Mempertahankan jadwal pembersihan rutin adalah pendekatan terbaik dan pada akhirnya akan membuat semua orang lebih rapi dalam jangka panjang.

4. Standardize

Standardisasi ketika diterapkan pada proses kerja dapat membuat perbedaan besar dalam produktivitas. Standardisasi lain yang benar-benar dapat bermanfaat bagi semua orang adalah dalam bentuk dokumentasi.

Setiap kali karyawan baru datang, adanya standar operasional prosedur (SOP) dapat membantu dalam menjalankan tugasnya.

5. Sustain

Ketika semua orang di lingkungan kerja dapat melanjutkan proses peningkatan berkelanjutan, mereka akan menuai manfaatnya.

Pada akhirnya, keberlanjutan ini akan memastikan bahwa kekacauan tidak terjadi di area bisnis Anda, menghasilkan karyawan yang lebih bahagia dan klien yang lebih bahagia.

Untuk mempertahankan kaizen, penting bagi setiap orang untuk mengetahui bahwa mereka memiliki peran dalam lingkungan kerja.

Semua orang tahu kapan harus turun tangan jika seseorang membutuhkan bantuan, atau mengisi ketika seseorang pergi. Meminimalkan gangguan pada perbaikan berkelanjutan akan membuat segala sesuatunya bergerak lebih baik. 

Cara Mudah Menerapkan Filosofi Kaizen dalam Dunia Kerja

Filosofi Kaizen digunakan untuk perbaikan secara berkala guna membantu meningkatkan efisiensi. Kaizen merupakan salah satu metode yang cocok untuk pertumbuhan bisnis dan pribadi. Berikut adalah lima langkah untuk menerapkan filosofi Kaizen di tempat kerja:

1. Perubahan dimulai dari langkah kecil

Salah satu prinsip Kaizen paling mendasar adalah perubahan kecil dan bertahap. Prinsip Kaizen menitikberatkan pada peningkatan satu persen setiap hari. Perubahan kecil lebih mudah diterapkan daripada perubahan besar yang cenderung drastis.  

Perubahan kecil yang dilakukan rutin justru akan menghasilkan perubahan signifikan. Jika CEO atau pemimpin perusahaan ingin meningkatkan budaya kerja, perubahan perlu dilakukan secara bertahap. Kaizen dan inovasi adalah dua metode utama yang digunakan untuk menciptakan perubahan. 

Dukungan inovasi dibutuhkan dalam transformasi besar. Kaizen menekankan pada pengambilan langkah-langkah kecil yang nyaman menuju peningkatan. Langkah-langkah itu bisa tampak sangat sepele, tetapi memberikan hasil.

2. Carilah umpan balik

Perubahan kecil dari waktu ke waktu memungkinkan karyawan atau pemimpin untuk terus mengevaluasi diri. Saat memimpin tim, meminta umpan balik akan membantu dalam penentuan apakah perubahan yang dilakukan membantu karyawan bekerja lebih mudah.

Umpan balik harus menjadi bagian dari strategi peningkatan bisnis perusahaan. Bukan hanya itu, cara merespons dalam mendapatkan masukan juga perlu diperhatikan. Pilih masukan membangun untuk kemajuan perusahaan. 

3. Menghilangkan atau mengurangi pemborosan

Filosofi Kaizen juga menekankan pada pengurangan pemborosan pada sumberdaya. Hal tersebut selaras untuk menciptakan peningkatan satu persen setiap hari.

Adapun delapan hal yang bisa dikategorikan contoh pemborosan di perusahaan menurut Kaizen antara lain: 

1. Produksi berlebih
2. Menunggu atau membuang waktu
3. Transportasi (pemborosan berbasis waktu lainnya)
4. Pemrosesan Ekstra (termasuk kualitas yang lebih tinggi daripada pemrosesan yang diperlukan)
5. Inventaris
6. Pergerakan Karyawan yang Tidak Perlu
7. Produk cacat
8. Pekerja yang kurang diberdayakan dari segi bakat dan keahliannya

Evaluasi terus-menerus ditambah dengan upaya untuk mengurangi kegiatan yang memakan waktu atau tidak perlu menciptakan waktu untuk fokus pada pertumbuhan dan peningkatan.

4. Fokus pada peningkatan proses

Semangat Kaizen digaungkan selama Revolusi Industri, tepatnya dimulai oleh Henry Ford, ahli strategi efisiensi produksi Model T sebesar 87%. Kala itu ia memperkenalkan stasiun kerja tunggal. Ford menciptakan proses produksi yang lebih baik yang mengarah pada perbaikan kondisi kerja, penurunan harga untuk mobil.

Eksekutif Toyota Taiichi Ohno menyaksikan proses itu menjadi terobsesi dengan sistem produksi Ford. Ketika kembali ke Jepang, dia menggunakan elemen Ford untuk menciptakan Toyota Productions System (TPS) – sebuah strategi yang mengandalkan perbaikan terus-menerus (Kaizen) sebagai landasannya.

5. Bekerja sebagai tim untuk memecahkan masalah

Kerjasama tim menjadi poin penting dalam penerapan filosofi Kaizen dalam dunia kerja. Pada prinsipnya, Kaizen mendorong partisipasi tim dalam memecahkan masalah daripada menghabiskan waktu untuk menyalahkan.

Beberapa contoh pertanyaan untuk memantik adanya brainstorming antara lain: 

• Bagaimana saya bisa membuat pekerjaan saya 5% lebih menyenangkan?
• Bagaimana saya bisa melakukan tugas dalam 1 menit lebih cepat?
• Bagaimana cara meningkatkan langkah pertama dari proses untuk mendapatkan hasil 5% lebih baik?

Ketika orang-orang di sekitar melihat dampak dari apa yang Anda lakukan, mereka pasti akan mengikutinya.

—

Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya penerapan Kaizen di perusahaan Anda. Pasalnya, RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi. 
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi. 

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Referensi: 

Hines. Kristi. 2015. How to Use Kaizen to Improve Your Habits at the Office [online]. Link: https://redbooth.com/blog/kaizen (Accessed: 15 February 2022)

Guest Contributor. How to implement the Kaizen philosophy in your workplace [online]. Link: https://www.thejobnetwork.com/kaizen-philosophy-workplace/ (Accessed: 15 February 2022)

Safety Culture. 2021. What is Kaizen? [online]. Link: https://safetyculture.com/topics/kaizen-continuous-improvement/ (Accessed: 15 February 2022).