Cara Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi (Communication Skill) Bagi Pemimpin

Jika menguasai skill communication, kepercayaan diri seorang pemimpin dan sikap profesionalnya terlihat.

Komunikasi menjadi salah satu kunci utama dalam kelancaran di dunia bisnis maupun bekerja. Memiliki kemampuan komunikasi efektif adalah softskill yang wajib dimiliki oleh seorang pemimpin. Peran dan kedudukan pemimpin cukup vital dalam menentukan arah perusahaan atau organisasi tersebut berkembang atau sebaliknya. Oleh sebab itu, seorang pemimpin sebaiknya mengevaluasi bagaimana gaya dan cara berkomunikasi dengan rekan atau lawan bicaranya. 

Dalam dunia kerja, skill communication bisa menjadi bumerang jika tidak diasah. Adanya miscommunication, pesan tidak mudah disampaikan, hingga membuat orang tidak percaya bahkan menurunkan citra profesional pemimpin. Tidak ingin dianggap kurang profesional, maka sebaiknya pemimpin mulai melatih communication skills. 

Dalam berlatih kemampuan berkomunikasi, jangan lupa 5 komponen penting dalam leadership communication skills. Adapun penjelasannya sebagai berikut dikutip dari Trainingindustry, antara lain:

1. Kemampuan mendengar (listening)

Salah satu kemampuan berkomunikasi yang wajib dimiliki oleh seorang pemimpin adalah mendengarkan. Aktivitas tersebut bukan hanya mendengar, melainkan meresapi dan memahami apa yang disampaikan oleh lawan bicara. Keterampilan mendengarkan secara profesional termasuk mendengarkan pesan, mendengarkan emosi apa pun di balik pesan dan mempertimbangkan pertanyaan yang relevan tentang pesan tersebut.

Mendengarkan pesan sama halnya dengan mendengar fakta secara akurat, tanpa prasangka atau terganggu oleh pikiran lain. Perlu diperhatikan pula soal nada bicara, penekanan kuat pada kata atau kalimat, atau tanda-tanda emosi lainnya. Dalam melatih kemampuan mendengar, para pemimpin dapat berlatih menggunakan permainan peran; jika mereka mendengar tanda-tanda emosi yang muncul, mereka dapat merespons dengan membalas, “kamu tampaknya sangat merasakan hal ini. Tolong beri tahu saya lebih banyak.”

Bantulah para pemimpin mempertimbangkan pertanyaan yang mungkin mereka ajukan ketika seseorang memberi mereka ide baru. Pada dasarnya, kemampuan mendengarkan akan mendapatkan masukan atau informasi baru. Sebagai pendengar yang profesional, tentu mereka akan mudah mengetahui alasan di balik informasi atau pesan yang disampaikan. 

2. Memuji (complementing)

Pada prinsipnya, setiap orang yang bekerja membutuhkan lebih dari gaji. Mereka ingin diperhatikan dan dipuji atau mendapat apresiasi atas pekerjaannya. Pujian paling efektif jika spesifik untuk situasi dan secara tertulis, sehingga dapat dibaca kembali. 

Pemimpin sebaiknya mampu mengeluarkan pujian yang sesuai dengan kondisi. Contohnya ketika ada keterlambatan penyelesaian laporan, namun hasilnya tetap sesuai dengan aspek yang diinginkan klien dan pemimpin. 

Kalimat yang dilontarkan bisa berupa, “Anda terlambat untuk menyelesaikan laporan untuk klien dan memastikan setiap aspek proyek sesuai dengan spesifikasinya. Terima kasih atas perhatian Anda terhadap detail dan kebanggaan dalam pekerjaan Anda!”

Pilih kata-kata seperti, terima kasih, good job, atau great team. Kata-kata positif yang mampu mengapresiasi para pekerja atas kinerjanya selama ini. 

3. Mendelegasikan tugas dengan jelas (delegating tasks clearly)

Karyawan sangat suka mengetahui alasan mereka melakukan sesuatu. Tetapkan waktu check-in untuk membahas kemajuan. Pemimpin sebaiknya mengungkapkan beberapa hal diantaranya terkait “siapa”, “apa”, “kapan”, “di mana”, “mengapa”, dan “bagaimana” terkait pekerjaan atau tugas yang dilimpahkan pada karyawan. 

Menjelaskan alasannya “mengapa” sangat penting, terutama yang berkaitan dengan tenggat waktu. Karyawan mungkin tidak menyadari bahwa pekerjaan mereka hanyalah bagian dari serangkaian tugas untuk sebuah proyek besar. Penyampaian brief atau komunikasi yang jelas sangat penting bagi pemimpin. 

4. Mengelola rapat (managing meetings)

Pengertian rapat yang baik adalah pertemuan yang mampu memadukan pemikiran dari pemimpin dan anggota timnya. Jika tujuan rapat adalah untuk berbagi informasi, ajukan pertanyaan tertutup (ya atau tidak) kepada peserta yang banyak bicara.

Sementara itu, saat berkomunikasi melalui email, ajukan pertanyaan terbuka (seperti, “Apa pendapat Anda tentang …”) untuk mendorong peserta yang lebih pendiam untuk membagikan ide mereka sebelumnya, atau tanyakan pada mereka di rapat itu sendiri. Karyawan introvert mungkin memiliki ide-ide hebat, tetapi enggan berbicara dalam rapat.  

5. Komunikasi verbal dan non-verbal positif (positive verbal and non-verbal communication)

Karyawan mengamati pemimpin dengan cermat. Bahkan jika seorang pemimpin baru saja menerima kabar buruk. Menghadapi situasi tersebut, pemimpin hendaknya bertindak secara positif. Selentingan karyawan luar biasa cepat! Tersenyumlah dan katakan “halo” kepada setiap karyawan yang berpapasan denganmu.

Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting untuk kepemimpinan dan bisnis. Gunakan strategi ini untuk membantu para pemimpin menjadi komunikator yang hebat. Komunikasi adalah inti dari kepemimpinan yang efektif. Jika pemimpin ingin memengaruhi dan menginspirasi karyawannya, dia perlu melatih empati dan transparansi, dan memahami bagaimana orang lain memandang sosok pemimpin.

Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dan menjadi pemimpin yang lebih baik, mulailah dengan menilai efektivitas Anda sehingga Anda dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan. Kemudian, tetapkan tujuan dan pertanggung jawabkan diri Anda dengan membuat rencana pengembangan kepemimpinan untuk memandu dan melacak kemajuan Anda.

Tingkatan Komunikasi Efektif Bagi Pemimpin

Ketika pemimpin diberikan pertanyaan “apakah pemimpin selalu berkomunikasi dengan penuh keterbukaan dan kejujuran dengan semua karyawan di tempat Anda bekerja? Jika Anda bertanya pada diri sendiri pertanyaan itu, kemungkinan besar Anda akan menjawab, “Ya, saya tahu – setidaknya saya mencoba.” Kebanyakan pemimpin berpikir seperti itu.

Sementara itu, ada lebih banyak hal untuk menjadi pemimpin yang baik daripada mengungkapkan kejujuran. Artinya pemimpin sebaiknya menggunakan strategi komunikasi yang sesuai dengan situasi. Berkomunikasi secara efektif itu rumit, namun tak perlu gelisah. Kini ada alat yang bisa membantumu untuk memahami komunikasi efektif sebagai pemimpin dengan tiga tingkat komunikasi yang berbeda dan diterapkan secara terencana.

– Tahapan pertama, yakni komunikasi menghindar (Evasive communication)

Sebagian besar komunikasi yang terjadi pada tahapan pertama, sebenarnya tidak jauh dari komunikasi yang berkesinambungan dengan kebohongan. Pemimpin mencoba menepis dan mengelak terhadap hal-hal atau pernyataan tertentu. Komunikasi mengelak tidak selalu buruk. Beberapa kejadian, komunikasi menghindar menjadi efektif bila digunakan dengan cara yang benar.

Beberapa orang berbohong ketika mereka merasa terancam, atau untuk menyembunyikan kesalahan atau hanya karena mereka pembohong biasa. Jelas, gaya komunikasi ini tidak digunakan oleh para pemimpin.

-Tahapan kedua, yakni komunikasi konklusif (Conclusive communication)

Pada tingkat kedua, pemimpin berbicara jujur ​​tetapi tidak berkomunikasi sepenuhnya karena berusaha mencapai hasil atau kesimpulan tertentu. Komunikasi di tingkat ini juga dapat mengambil beberapa bentuk, seperti yang ditunjukkan oleh contoh berikut:

Ketika mengungkapkan prosedur dan tujuan yang ingin dicapai sebuah tim, pemimpin akan berbicara dengan nada keras kepada anggota stafnya. Pemimpin juga bisa menerapkan komunikasi konklusif ketika ingin memberikan peringatan kepada karyawan yang melanggar aturan atau terlambat masuk kantor. 

Hanya mencari-cari kesalahan: Beberapa orang bertindak seolah-olah mereka benar-benar peduli dengan sudut pandang orang lain, tetapi mereka hanya berusaha membuktikan diri bahwa mereka benar, dan orang lain salah. Misalnya, Anda bertindak seolah-olah Anda benar-benar mendengarkan ide rekan kerja tentang bagaimana produk baru akan berhasil, tetapi Anda pikir itu akan gagal dan Anda hanya mendengarkan sehingga Anda dapat memperoleh informasi yang akan membantu Anda memajukan pendapat sendiri. Komunikasi semacam ini bersifat manipulatif. Tidak pantas untuk digunakan oleh para pemimpin.

– Tahapan ketiga, keterbukaan dan kejujuran 

Anda berbicara dan mendengarkan secara terbuka, tanpa terikat pada hasil. Namun bahkan pada tingkat ini, komunikasi dapat mengambil beberapa bentuk antara lain: 

1. Keterbukaan sejati yang menekankan pada keterbukaan dalam berkomunikasi. Pemimpin memberikan keleluasaan pada rekan kerja atau anggotanya untuk memberikan nasihat dan masukan.

Pada keterbukaan sejati, seorang pemimpin akan menerima semua masukan dan nasihat yang diperolehnya. Hal tersebut cerminan dari cara pemimpin berkomunikasi secara penuh dan terbuka dan mempraktikkan kepemimpinan pada tingkat yang tinggi.

2. Posisi tengah dalam mengambil keputusan. Pada komunikasi ini pemimpin telah memiliki cara dan strategi dalam pengambilan keputusan. Kendati demikian, pemimpin tetap bersedia mendengarkan dan mungkin berubah pikiran. Ini tidak ideal, tetapi jika pemimpin benar-benar bersedia mendengarkan jika orang berbagi pendapat yang berbeda darinya, hasilnya bisa jauh lebih baik daripada yang ingin dicapai melalui komunikasi yang meyakinkan. 

Ingatlah bahwa setelah mengumpulkan pendapat dan ide, terkadang terserah pemimpin untuk membuat keputusan akhir.

Hal-hal yang sering dilupakan dalam leadership communication skills

• Mengenali audiens-nya. 

Selain kelima poin di atas, pemimpin sebaiknya mengenali audiens atau lawan bicaranya. “Salah satu kesalahan komunikasi paling umum yang dilakukan para pemimpin adalah gagal menyesuaikan pesan mereka agar sesuai dengan audiens spesifik mereka,” ungkap Chris Westfall, pelatih komunikasi dan penulis Leadership Language (Wiley, 2018).

Selain itu, baik berbicara kepada kelompok atau individu, para pemimpin dapat membantu membuat hubungan dengan menggunakan “Anda” daripada “Saya.” Misalnya, katakan, “pernahkah Anda memperhatikan …” alih-alih “Beginilah cara saya melihatnya.”

“Pada akhirnya, pemimpin terbaik melayani kebutuhan tim, sama seperti tim melayani pemimpin,” katanya.

• Membuat makna

Dua puluh tahun yang lalu, orang terpintar di ruang kerjanya adalah orang yang mengumpulkan informasi lebih banyak dan lebih baik daripada orang lain. Kali ini, Brenner menyebut, orang terpintar di ruangan adalah orang yang dapat menyederhanakan semua hal yang sedang terjadi dan menciptakan jalan melalui kompleksitas dan menuju solusi yang lebih sederhana.

Banyak pemimpin menghabiskan banyak waktu untuk membuat slide berisi semua jenis data, tetapi tidak memasukkan angka-angka  dalam konteksnya. Mereka perlu menjelaskan apa arti angka-angka untuk setiap kelompok tertentu yang mereka tangani. Para pemimpin yang efektif menemukan cara untuk membuat pesan mereka relevan dengan apa yang sedang dikerjakan karyawannya. 

• Hargai situasi dengan mengabaikan gangguan

Jadwal padat dan kesibukan yang menumpuk membuat seorang pemimpin kerap mengabaikan sebuah rapat. Ketika komunikasi berlangsung, mereka tak jarang membuka gawai, mengecek email atau handphone. Mereka melakukan dua kegiatan dalam sekaligus. Hal tersebut cukup mengganggu proses komunikasi. 

Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya pengembangan leadership communication skill di perusahaan Anda. Karena RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi. 
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi. 

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tertarik untuk bergabung?

Sumber: 

Landry, Lauren. 2018. 6 Characteristics of An Effective Leader [online]. Link: https://online.hbs.edu/blog/post/characteristics-of-an-effective-leader

Landry, Lauren. 2019. 8 Essential Leadership Communication Skills [online]. Link:https://online.hbs.edu/blog/post/leadership-communication (Accessed: 18 November 2021). 

Schwartz, Katie. 2017. 5 Important Communication Skills for Leaders [online]. Link: https://trainingindustry.com/blog/leadership/5-important-communication-skills-for-leaders/ (Accessed: 18 November 2021). 

Hackel, Evan. 2016. Key Leadership Skill: Understanding the Three Levels of Communication [online]. Link:https://trainingindustry.com/blog/leadership/key-leadership-skill-understanding-the-three-levels-of-communication/ (Accessed: 18 November 2021).

Meinert, Dori. 2019. How to Improve Leaders’ Communication Skills [online]. Link: ttps://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/spring2019/pages/how-to-improve-leaders-communication-skills.aspx (Accessed: 18 November 2021).