Sering Dianggap Sepele, Ini Tugas dan Fungsi Penting General Affair di Perusahaan

Pekerjaan general affair sering dianggap sepele, padahal tugasnya sangat penting dalam pelaksanaan rencana kerja dan operasional perusahaan.  

—

General affair bukanlah posisi atau jabatan yang asing bagi organisasi perusahaan. Pasalnya, general affair mempunyai peran dan tugas penting dalam jalan atau tidaknya perusahaan.

Meski begitu, tak sedikit orang yang menyepelekan tugas dari general affair karena dianggap sepele. Padahal posisi general affair ini membutuhkan seseorang dengan keahlian khusus. Tidak sembarangan orang akan cocok menduduki posisi general affair.

Sumber buku: #1 Professional General Affair: Panduan Umum Perusahaan Modern

General affair atau manajer umum merupakan jabatan dalam perusahaan yang memiliki wewenang berkaitan dengan operasional kegiatan. Jabatan general affair melingkupi beragam bidang dalam pelaksanaan tugasnya.

Posisi general affair biasanya masuk dalam divisi human resources (HR). Kendati demikian, beberapa perusahaan menempatkan tugas dan fungsi general affair secara terpisah dengan divisi human resources (HR).

Lebih jauh, beberapa perusahaan mengerucutkan pada general manager (GM), vice president (VP), hingga general affair (GA) tersendiri.

Pada dasarnya tugas dan fungsi dari HR dan GA cukup berbeda, meskipun keduanya mengurusi manajemen atau operasional yang berjalan dalam perusahaan.

Fungsi dan peran general affair ditekankan pada satu tujuan, yakni fokus terhadap pelayanan kepada pelanggan.

Posisi general affair bukanlah pekerjaan sambilan, seseorang yang menduduki jabatan tersebut harus mampu fokus pada tugasnya.

General affair memiliki tugas yang cenderung umum dan kerap dianggap sepele karena mengurusi operasional kantor.

General affair atau sering disebut divisi umum ini memiliki tugas untuk menyediakan berbagai kebutuhan kantor, mulai dari alat perkantoran, gedung, fasilitas, kebersihan, tenaga kontrak, kantor cabang, dan lain-lain.

General affair memiliki peran sebagai ‘kepala rumah tangga’ yang keseharian di kantor. Tentunya hal tersebut sangat penting karena memiliki tujuan untuk membuat karyawan atau pelanggan menjadi nyaman saat bekerja. Harapannya, produktivitas karyawan bakal meningkat secara optimal.

Baca Juga: Pentingnya Upskill & Reskill untuk Meningkatkan Kualitas Karyawan

Tugas dan Fungsi General Affair 

Ilustrasi karyawan General Affair foto: freepik.com

Lingkup kerja General Affair dikutip dari Buku #1 Professional General Affair: Panduan Umum Perusahaan Modern meliputi:

1. General service

General service bertugas mengawasi kinerja dari para pekerja meliputi pekerjaan cleaning service, office boy, kurir, sopir, dan lain-lain. Selain mengawasi kinerja, general affair juga memiliki tugas untuk melakukan pembayaran tenaga kerja harian di luar karyawan tetap.

2. Building management and infrastructure

General affair ikut bertanggung jawab terkait perawatan aset fisik seperti bangunan. Bukan hanya itu, General affair juga bertugas mengurus persyaratan dan perizinan gedung.

Baca Juga: Cara Mengembangkan Keterampilan Manajemen Waktu yang Baik

3. Security system

General affair turut memperhatikan manajemen sistem pengamanan dan keselamatan karyawan maupun orang yang berkaitan dengan kantor tersebut.

4. General purchasing

Tugas dan fungsi dari general affair dalam general purchasing berhubungan dengan proses pembelian kebutuhan barang maupun jasa untuk perusahaan atau organisasi. General affair memiliki tugas untuk melakukan pengadaan barang dan jasa.

5. Inventory dan management asset

Menginventarisasi, menyimpan, memelihara, dan mencatat aset perusahaan adalah salah satu fungsi general affair.

6. Customer Service atau receptionist

Divisi umum punya tugas dan fungsi mirip seperti customer service karena fokusnya berusaha membuat orang-orang yang ada di kantor maupun pihak lain merasa puas dan nyaman. Mereka melayani dan memenuhi kebutuhan orang-orang tersebut.

7. Facility service

Bukan hanya mengawasi aset tidak bergerak, general affair juga ikut andil dalam pengelolaan asrama, kantin, dan beberapa fasilitas lain yang dimiliki perusahaan.

8. Health and safety

Sama halnya dengan security system, general affair ikut melakukan pengawasan terkait keselamatan kerja, kesehatan, sekaligus pengelolaan limbah.

9. Perizinan dan humas

Divisi umum ikut serta dalam mengurusi perizinan gedung atau izin kantor. Dengan begitu, pelaksanaan operasional perkantoran dapat berjalan baik, tanpa adanya masalah dengan pihak lain.

Misalnya pihak ketiga, kontraktor, atau supplier yang berkaitan dengan operasional harian.

Latar Belakang Pendidikan Posisi General Affair

General affair menjadi salah satu jabatan yang tak bisa dihilangkan karena punya peran cukup krusial.

Adapun beberapa skill atau keahlian dasar yang sebaiknya dimiliki general affair di antaranya, mampu bekerja secara individu atau bekerja tim, teliti karena berkaitan dengan administrasi dan manajemen.

Maka tak heran jika GA sering masuk dalam divisi HRD karena tetap saja mengurusi orang atau karyawan.

General affair memiliki latar belakang pendidikan minimal Diploma atau Sarjana. Pada umumnya, seseorang yang menempati posisi general affair pernah mengenyam pendidikan di bidang ekonomi maupun bisnis.

Meski begitu, tak menutup kemungkinan lulusan dengan beragam jurusan bisa melamar posisi tersebut.

Baca Juga: The Abilene Paradox dalam Lingkungan Kerja

—

Jika ingin melatih dan mengembangkan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya pengembangan pelatihan bagi jabatan general affair di perusahaan Anda. Karena RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi.
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi.

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Sumber:

Hambudi, Teguh (2015). #1 Professional General Affair. Indonesia: Visimedia. Tersedia di https://www.google.co.id/books/edition/1_Professional_General_Affair/CJh2CQAAQBAJ?hl=id&gbpv=1&printsec=frontcover (Accessed: 1 November 2021).

Haryanto, Agni. 2021. General Affair Adalah: Tugas, Peran dan Fungsinya Dalam Perusahaan [online]. Link: https://www.jojonomic.com/blog/mengenal-general-affair-tugas-peran-dan-fungsinya-dalam-perusahaan/ (Accessed: 2 November 2021).

Startup Observatory Team. 2020. What is a General Affairs Manager: definition and role [online]. Link:https://www.stockfinancenews.com/what-is-a-general-affairs-manager-definition-and-role/ (Accessed: 1 November 2021).

Abdi, Husnul. 2021. General Affair adalah Bagian Penting dalam Perusahaan, Kenali Fungsi dan Tugasnya [online]. Link: https://hot.liputan6.com/read/4547767/general-affair-adalah-bagian-penting-dalam-perusahaan-kenali-fungsi-dan-tugasnya (Accessed: 1 November 2021).