Beban Kerja Karyawan: Definisi, Jenis, Indikator & Contohnya

Beban kerja berlebih tak menjadikan seorang karyawan lebih produktif. Sebab, hal tersebut bisa membuatnya overwhelming dan burnout.

—

Beban kerja merupakan aspek krusial dalam manajemen HR. Pasalnya, hal tersebut dapat memengaruhi kesejahteraan dan tingkat work life balance seorang karyawan.

Di sisi lain, beban kerja optimal dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja, sementara jika berlebihan, maka bisa memicu stres, kelelahan, dan menurunnya kinerja karyawan.

Jadi, HR perlu memperhitungkan bobot kerja karyawan dengan sebaik mungkin. Bagaimana caranya? Mari awali pembahasannya dari definisi beban kerja terlebih dahulu. Simak sampai akhir, ya.

Pengertian Beban Kerja

Apa yang dimaksud dengan beban kerja? Beban kerja adalah jumlah tugas atau tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan dalam jangka waktu tertentu.

Bobot kerja mencakup berbagai aspek, seperti jumlah pekerjaan, kompleksitas tugas, tekanan waktu, serta sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Apa Saja Jenis Beban Kerja?

Terdapat 2 jenis beban kerja, yaitu beban kerja fisik dan mental. Berikut penjelasannya:

1. Beban Kerja Fisik

Beban kerja fisik adalah jumlah pekerjaan yang memerlukan aktivitas atau tenaga fisik dari seorang karyawan. Contohnya seperti mengangkat, mendorong, dan memindahkan barang berat.

Jenis bobot kerja yang satu ini akan sangat dipengaruhi oleh postur, usia, serta tenaga yang dimiliki oleh seorang karyawan.

2. Beban Kerja Mental

Sementara itu, beban kerja mental bisa dilihat dari seberapa besar seorang karyawan menyelesaikan pekerjaannya melalui proses berpikir, konsentrasi, menganalisis, mengambil keputusan kompleks, atau menangani situasi yang menuntut emosi dan perhatian yang tinggi.

Pengaruh Beban Kerja Terhadap Kinerja Karyawan

Berikut ini pengaruh beban kerja dan stres kerja terhadap kinerja karyawan yang cukup signifikan:

1. Produktivitas dan Efisiensi

Beban kerja yang terlalu tinggi dapat menyebabkan penurunan produktivitas. Sebab, karyawan bisa merasa kewalahan dan tidak mampu menyelesaikan tugas dengan efisien.

Sebaliknya, beban kerja yang seimbang memungkinkan karyawan untuk bekerja dengan efektif, menyelesaikan tugas tepat waktu, dan menghasilkan output berkualitas tinggi.

2. Kesehatan Fisik dan Mental

Salah satu penyebab burnout di tempat kerja adalah bobot kerja yang terlalu tinggi. Hal ini diawali dari rasa stres dan kelelahan secara terus menerus.

Maka dari itu, perlu ada penyesuaian bobot kerja, sehingga kesehatan fisik dan mental karyawan bisa lebih terjaga.

3. Kualitas Kerja

Bobot kerja yang membludak bisa menurunkan kualitas kerja. Hal ini bermula dari karyawan yang sering merasa terburu-buru dan kurang fokus.

Ibaratnya, jika Anda menginginkan hasil kerja yang maksimal, maka karyawan perlu di-support segala aspeknya dengan maksimal.

4. Kepuasan Kerja

Jika pekerjaan yang diemban karyawan tak seimbang, turnover perusahaan kemungkinan akan meningkat, sebab mereka merasa tidak mampu memenuhi tuntutan yang diberikan.

Sebaliknya, bobot kerja yang seimbang mampu membuat karyawan merasa dihargai, sehingga karyawan akan termotivasi untuk bekerja dengan baik.

5. Hubungan Antar Karyawan

Pembagian tugas yang tidak merata dapat menyebabkan ketegangan dan konflik di antara karyawan dan merusak kerja sama tim.

Hal ini tentunya akan berdampak negatif pada operasional perusahaan, dan juga menghambat tim untuk mencapai tujuan bersama.

Baca Juga: Cara Mengatasi Work Burnout di Tempat Kerja

Faktor Beban Kerja

Ada 2 faktor yang memengaruhi bobot kerja, yaitu eksternal dan internal. Berikut perbedaannya:

1. Faktor eksternal

Faktor ini termasuk elemen-elemen di luar diri karyawan yang bisa berdampak pada jumlah dan tingkat kesulitan pekerjaan yang harus diselesaikan. Berikut adalah beberapa poin yang termasuk faktor eksternal:

Tugas (Task)

Tugas terbagi menjadi 2, ada yang bersifat fisik dan mental.

Tugas fisik meliputi tata letak tempat kerja atau workspace, kondisi ruang kerja, ataupun sikap kerja.

Sementara itu, task yang bersifat mental mencakup kompleksitas, volume, dan jenis tugas yang diberikan.

Organisasi Kerja / Manajemen Kerja

Organisasi kerja berkaitan dengan struktur dan cara kerja yang diterapkan dalam suatu perusahaan. Poin ini termasuk pembagian job desc, sistem kerja, alur kerja, durasi kerja, shift kerja, serta alur kerja.

Manajemen kerja yang buruk dapat menyebabkan kebingungan, duplikasi tugas, atau pekerjaan yang tidak efisien, sehingga akan meningkatkan bobot kerja karyawan.

Lingkungan Kerja

Selanjutnya, lingkungan bisa memberikan dampak tertentu. Dalam hal ini, ada beberapa macam lingkungan, yaitu:

Lingkungan kerja fisik seperti suhu dan pencahayaan.
Lingkungan kerja kimiawi yang melibatkan paparan terhadap bahan kimia dan dapat mempengaruhi kesehatan karyawan, contohnya seperti gas, cairan, atau partikel kimia berbahaya.
Lingkungan kerja biologis yang menyangkut organisme hidup seperti bakteri, virus, jamur, dan parasit.
Lingkungan kerja psikologis yang merujuk pada kondisi mental dan emosional di tempat kerja. Contohnya tekanan kerja, stres, interaksi sosial, dan budaya organisasi.

2. Faktor internal

Faktor ini datang dari tubuh atau diri karyawan itu sendiri, yang mana kehadirannya bisa dipicu dari reaksi faktor eksternal.

Cakupannya yaitu faktor stomatis (jenis kelamin, umur, kondisi kesehatan umum, stamina, dan kekuatan fisik), serta faktor psikis yang meliputi motivasi, tingkat stres, kondisi emosional, dan kesehatan mental secara umum.

Baca Juga: Sering Stress Karena Pekerjaan? Awas, Ini Bahayanya Terhadap Kesehatan

Contoh Beban Kerja

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, beban kerja terbagi menjadi 2 jenis. Berikut contohnya:

1. Beban kerja fisik

Seorang pekerja gudang diharuskan mengangkat dan memindahkan kotak-kotak berat setiap hari. Aktivitas ini membutuhkan kekuatan fisik yang signifikan dan dapat menyebabkan kelelahan fisik jika tidak dikelola dengan baik.

2. Beban kerja mental

Seorang data analyst harus memeriksa dan menganalisis ribuan baris data untuk menemukan pola dan tren. Pekerjaan ini memerlukan fokus tinggi dan kemampuan analitis yang kuat, yang dapat menyebabkan kelelahan mental.

Cara Mengukur Beban Kerja

Untuk mengukurnya, tim HR perlu melakukan analisis beban kerja supaya produktivitas bisa tercipta dengan merata.

Melansir dari Primetric, berikut tahapan yang bisa Anda lakukan untuk analisis tersebut:

1. Tentukan dan Kelompokkan Tugas

Identifikasi tugas-tugas utama yang harus diselesaikan dan kelompokkan sesuai dengan jenisnya.

Melalui tahap ini, proses pengaturan prioritas akan jauh lebih mudah.

Baca Juga: Cara Mengembangkan Keterampilan Manajemen Waktu yang Baik

2. Mengukur Beban Kerja untuk Setiap Tugas

Setelah diidentifikasi, langkah berikutnya adalah mengukur beban kerja yang terkait dengan setiap tugas, mulai dari penilaian waktu, upaya, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Pengukuran ini membantu dalam menentukan seberapa besar kontribusi setiap tugas terhadap keseluruhan bobot kerja.

3. Menentukan Kapasitas Sumber Daya Anda

Selanjutnya, tetapkan berapa kapasitas sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Artinya, HR perlu melihat kapasitas dan kualifikasi karyawan, alat dan perlengkapan yang tersedia, serta kurun waktu yang ada untuk menuntaskannya.

4. Mencari Hambatan dan Kendala

Analisis bobot kerja juga melibatkan pencarian hambatan dan kendala yang mungkin menghambat penyelesaian tugas, seperti kurangnya tenaga kerja atau skill yang mendukung.

5. Mengalokasikan Sumber Daya

Setelah mengetahui beban kerja dan kapasitas sumber daya yang tersedia, HR dapat mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah diidentifikasi.

6. Memantau Ukuran Beban Kerja Subjektif

Terakhir, penting untuk terus memantau dan mengevaluasi ukuran beban kerja secara subjektif dari perspektif karyawan yang terlibat.

Proses ini bisa dilakukan melalui wawancara, kuesioner, atau diskusi kelompok untuk mendapatkan feedback tentang tingkat stres, kelelahan, dan kesejahteraan karyawan.

—

Dalam menghadapi kompleksitas dan dinamika dunia bisnis saat ini, penting bagi para eksekutif kantor termasuk manajer HR beserta timnya untuk memahami dan mengelola beban kerja karyawan secara bijaksana.

Apabila HR mampu menerapkan analisis yang tepat, maka perusahaan dapat memastikan bahwa efisiensi, produktivitas, dan kesejahteraan karyawan tetap terjaga.

Jika tim HR di perusahaan Anda membutuhkan bimbingan dan pelatihan untuk mengukur bobot kerja, segera hubungi Ruang Kerja dan dapatkan kesempatan untuk belajar langsung bersama para expert.

Klik banner di bawah ini untuk bergabung bersama kami!

Sumber:

Terpiłowski, Arkadiusz. ‘Workload Analysis Means Improved Productivity: A Complete Process for Professionals’, Primetry by Bigtime, 04 August 2023 [online] Available at: https://www.primetric.com/blog/workload-analysis (Accessed 25 May 2024)

 Referensi Gambar :

<a href=”https://www.freepik.com/free-photo/medium-shot-young-asian-woman-sitting-desk-office-rubbing-nose_5576489.htm#fromView=search&page=1&position=16&uuid=496a93b3-556c-4833-a321-bcc566924577″>Image by pressfoto on Freepik</a> [Diakses 8 Agustus 2024]