Cara Praktis Menjaga Keamanan Data Perusahaan, Penting!

Sebuah perusahaan pasti memiliki data confidential yang perlu dijaga keamanannya. Melalui artikel ini, Ruangkerja akan menjelaskan bagaimana cara melindungi data tersebut.

—

Data security atau keamanan data adalah proses yang mencakup berbagai langkah dan metode untuk memastikan bahwa data tetap aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

Ketika zaman sudah serba canggih dan modern, perusahaan pun perlu melindungi data-data perusahaan supaya tidak menimbulkan kerugian baik secara material maupun nonmaterial. Lalu, bagaimana caranya? Mari simak penjelasan di bawah ini dengan seksama!

Apa itu Keamanan Data?

Pengertian keamanan data adalah praktik menjaga informasi digital di sepanjang siklus hidupnya agar terlindung dari kerusakan, pencurian, penghapusan, modifikasi, atau akses tidak sah.

Perlu diketahui bahwa data security berbeda dengan data privacy. Data security lebih menekankan pada bagaimana cara melindungi data, sedangkan data privacy lebih fokus pada pengendalian terhadap hal yang bisa dilakukan oleh orang lain setelah mengakses sebuah informasi tertentu.

Ingat, keamanan data pun berbeda dengan cyber security atau keamanan siber. Sebab, keamanan siber cakupannya lebih luas, yakni merujuk pada praktik melindungi sistem informasi dan jaringan komputer dari serangan dan ancaman siber seperti malware, phishing, serangan DDoS, dan hacking.

Keamanan siber melibatkan berbagai teknologi, prosedur, dan kebijakan yang dirancang untuk mendeteksi, mencegah, dan merespons ancaman siber yang biasanya dilakukan oleh seorang profesional IT yang sudah expert.

Mengapa Data Penting untuk Dilindungi?

Keamanan data dan informasi adalah hal yang wajib diperhatikan oleh pihak manajemen perusahan. Berikut alasan mengapa keamanan data sangat penting:

1. Melindungi Informasi Sensitif

Keamanan data membantu melindungi informasi sensitif perusahaan, seperti data keuangan, strategi bisnis, dan data karyawan serta pelanggan. Dengan menjaga kerahasiaan informasi ini, perusahaan dapat mencegah penyalahgunaan yang dapat merugikan baik dari sisi reputasi maupun finansial.

2. Mencegah Kerugian Finansial

Kebocoran data atau serangan siber dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan, termasuk biaya perbaikan sistem, kompensasi kepada pelanggan yang terdampak, dan potensi denda dari regulator. Keamanan data yang kuat membantu menghindari kerugian finansial ini.

3. Menjaga Reputasi Perusahaan

Keamanan data yang baik membantu menjaga reputasi perusahaan. Kebocoran data dapat merusak kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis, yang pada gilirannya dapat berdampak negatif pada citra dan trust pasar terhadap perusahaan.

Jika sudah begini, pelanggan bisa beralih pada kompetitor, dan citra baik perusahaan akan berkurang.

4. Menghindari Tindakan Kriminal dan Pencurian Data

Dengan melaksanakan langkah-langkah keamanan yang tepat, perusahaan dapat mencegah akses yang tidak sah, manipulasi data, pencurian identitas, atau eksploitasi data pribadi untuk kepentingan yang merugikan seseorang, lembaga, serta melanggar aturan hukum.

Baca Juga: Melatih dan Meningkatkan Keterampilan di Bidang Cloud

Contoh Keamanan Data

Setiap perusahaan biasanya memiliki preferensi masing-masing untuk memilih metode kerja dalam proses keamanan data. Berikut contoh keamanan data yang tersedia:

1. Enkripsi (Encryption)

Enkripsi adalah proses mengubah data ke dalam sebuah format yang tidak dapat dibaca apabila bukan diakses oleh yang berwenang.

Dengan menerapkan enkripsi, informasi sensitif seperti kata sandi, data transaksi, atau file dokumen dapat dilindungi dari akses yang tidak sah.

2. Autentikasi (Authentication)

Jika Anda pernah diminta untuk menuliskan penggunaan kata sandi, memindai wajah, atau iput OTP, maka Anda sudah mengenal autentikasi. Autentikasi adalah proses verifikasi identitas pengguna sebelum memberikan akses ke sebuah sistem atau data.

Apabila perusahaan menerapkan autentikasi yang kuat, perusahaan dapat terhindar dari gangguan eksternal yang membuat data terancam.

3. Kontrol Akses (Access Control)

Kontrol akses melibatkan regulasi dan kebijakan untuk mengatur siapa saja yang memiliki akses ke data dan apa yang mereka dapat lakukan dengan data tersebut.

Ringkasnya, perusahaan dapat memberi batasan akses berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna, serta penerapan prinsip-prinsip least privilege untuk meminimalkan risiko akses yang tidak sah atau penyalahgunaan data.

4. Pencadangan dan Pemulihan (Backup and Recovery)

Pencadangan dan pemulihan merupakan praktik membuat salinan data secara teratur dan menyimpannya di lokasi yang aman.

Jika terjadi kehilangan data akibat serangan siber, kesalahan manusia, atau bencana alam, maka proses pemulihan dapat digunakan untuk mengembalikan data ke kondisi yang stabil.

5. Firewall

Fitur dari sebuah ISP yang berhubungan dengan keamanan data adalah firewall, yang membantu melindungi jaringan dari serangan luar yang berpotensi membahayakan keamanan data, seperti serangan malware atau pencurian data.

Cara kerja dari firewall adalah perusahaan perlu membatasi akses ke jaringan hanya untuk pengguna yang diizinkan, serta harus memblokir akses dari sumber yang tidak aman, sehingga metode ini bisa berjalan dengan efektif.

6. Endpoint Protection

Endpoint protection adalah teknologi yang dirancang untuk melindungi perangkat akhir, seperti komputer, laptop, atau smartphone dari serangan siber dan ancaman malware.

Misalnya dengan mencoba penggunaan perangkat lunak antivirus, antispyware, dan firewall pribadi untuk mencegah serangan yang ditujukan langsung ke perangkat pengguna.

7. Penghapusan Data

Contoh terakhir dari data security adalah penghapusan data, yaitu proses menghapus informasi dari perangkat atau sistem secara permanen untuk memastikan bahwa data sensitif yang tidak lagi diperlukan tidak dapat diakses atau dipulihkan oleh pihak yang tidak berwenang.

Hal ini dapat mengurangi risiko kebocoran informasi, serta melindungi privasi data karyawan juga pelanggan.

Cara Mengamankan Data Perusahaan

Anda dan perusahaan Anda bisa melakukan langkah-langkah untuk mengamankan data perusahaan seperti di bawah ini:

1. Menciptakan Infrastruktur IT yang Kuat

Infrastruktur IT yang kokoh erat kaitannya dengan investasi dalam perangkat keras dan perangkat lunak yang handal serta membangun kebijakan keamanan yang ketat.

Selain itu, penting untuk memastikan bahwa perangkat keras dan perangkat lunak diperbarui secara berkala dengan patch keamanan terbaru untuk mengatasi kerentanan yang ditemukan.

2. Pastikan Keamanan Setiap Gadget

Gadgets seperti laptop, ponsel pintar, dan tablet yang digunakan oleh karyawan harus terlindungi dengan software keamanan yang andal, seperti antivirus dan antispyware.

Kemudian, Anda perlu menginstruksikan pada karyawan untuk tidak mengunduh atau mengakses konten mencurigakan, serta selalu gunakan koneksi internet yang aman, terutama saat terhubung ke jaringan perusahaan melalui Wi-Fi publik.

3. Backup Data Perusahaan Secara Berkala

Pencadangan data secara berkala merupakan langkah penting untuk memastikan kelangsungan bisnis dalam situasi darurat, seperti serangan ransomware atau kegagalan perangkat keras.

Backup data harus dilakukan secara teratur dan disimpan di lokasi yang aman, seperti cloud storage yang dienkripsi atau server cadangan di lokasi yang berbeda, sehingga data dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi kehilangan atau kerusakan data.

4. Evaluasi dan Audit IT Secara Berkala

Jika rajin melakukan evaluasi dan audit IT secara rutin, maka tim Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi celah keamanan dalam infrastruktur IT perusahaan.

Dalam hal ini, evaluasi bisa berupa pemeriksaan keamanan sistem, analisis log aktivitas, dan penilaian kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi keamanan yang berlaku.

5. Pantau Data yang Disimpan

Memantau data yang disimpan secara aktif bertujuan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan atau ancaman siber yang sedang berkembang, sehingga tindakan pencegahan atau perbaikan dapat dilakukan dengan cepat.

6. Buat Password yang Unik

Hindari penggunaan kata sandi yang mudah ditebak seperti tanggal lahir atau lokasi perusahaan. Pakailah kata sandi yang unik dan komplek dengan jumlah karakter yang sedikit panjang.

7. Buat Plan untuk Mengatasi Keadaan Darurat

Agar insiden keamanan dapat diatasi secara cepat dan efisien, sebaiknya Anda dan tim membuat sebuah plan dari jauh-jauh hari.

Rencana ini meliputi apa saja tindakan yang harus diambil dalam situasi darurat, serta bagaimana prosedur pemulihan data dan sistem yang akan dilakukan.

8. Pilih Situs Website yang Aman

Pastikan bahwa situs web yang digunakan oleh perusahaan untuk transaksi atau interaksi dengan data perusahaan sudah memiliki sertifikat SSL dan mengikuti praktik keamanan yang terbaik.

9. Gunakan Software yang Aman untuk Perusahaan

Sebelum mengadopsi perangkat lunak baru, penting untuk melakukan evaluasi risiko dan memastikan bahwa penyedia perangkat lunak memiliki kebijakan keamanan yang kuat, menyediakan pembaruan perangkat lunak yang teratur, dan memberikan dukungan teknis yang baik.

10. Simpan Data Digital Secara Offline

Menyimpan salinan data digital secara offline seperti pada hard disk eksternal bisa jadi salah satu cara untuk mengamankan data perusahaan. Sebab, data yang disimpan secara offline tidak dapat diakses oleh peretas secara daring.

Baca Juga : Strategi Perusahaan Menghadapi Era Revolusi “The Great Relearning”

Elemen Keamanan Data

Terdapat 3 elemen keamanan data atau informasi, yaitu Confidentiality, Integrity, dan Availability. Berikut penjelasan detailnya:

1. Kerahasiaan (Confidentiality)

Confidentiality mengacu pada upaya untuk menjaga informasi agar hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

2. Integritas (Integrity)

Elemen keamanan data integrity menggambarkan bahwa sebuah data tetap utuh atau asli, tidak diubah, dan terhindar dari manipulasi secara tidak sah selama penyimpanan, pemindahan, atau pemrosesan.

3. Ketersediaan (Availability)

Availability berarti sebuah data dapat diakses dan digunakan ketika dibutuhkan oleh pihak yang berwenang. Guna memastikan ketersediaan data, tim yang bersangkutan perlu berusaha untuk mencegah gangguan layanan atau kegagalan sistem yang dapat menghambat akses atau penggunaan data.

—

Well, data perusahaan bisa aman dan terjamin apabila SDM-nya sudah paham dan terlatih. Maka dari itu, pastikan agar Anda memberi kesempatan pada karyawan terutama tim IT untuk mengikuti pelatihan Data Security.

Ruangkerja bisa membantu Anda dan perusahaan untuk menyusun konten pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Mari, hubungi konsultan kami untuk diskusi lebih lanjut. Gratis!

Sumber:

Irfansyah, Anggie. ‘Perbedaan Keamanan Digital dan Keamanan Siber Serta Cara Menjaganya’, Inixindo Jogja, 25 January 2023 [online] Available at: https://inixindojogja.co.id/perbedaan-keamanan-digital-dan-keamanan-siber/ (Accessed: 22 May 2024)

Integra, Amanda. ‘Tips: Ini Langkah-Langkah Agar Keamanan Data Perusahaan Tetap Aman & Terjamin’, Integra Teknologi Solusi, 13 March 2024 [online] Available at: https://integrasolusi.com/blog/tips-ini-langkah-langkah-agar-keamanan-data-perusahaan-tetap-aman-terjamin/ (Accessed: 22 May 2024)

Pilo, Rani. ‘Ini Dia Panduan Praktis Jaga Keamanan Data Perusahaan’, Phintraco Group, 16 September 2023 [online] Available at: https://phintraco.com/keamanan-data-perusahaan/ (Accessed: 22 May 2024)

Wpadmisokon. ‘Cara Mengamankan Informasi Perusahaan’, Iso Konsultindo, 06 October 2023 [online] Available at: https://isokonsultindo.com/cara-mengamankan-informasi-perusahaan/ (Accessed: 22 May 2024)