Contoh Rencana Anggaran Biaya, Definisi, dan Cara Membuatnya

Melalui RAB, Anda dan tim dapat mengevaluasi apakah sebuah proyek berjalan sesuai anggaran yang telah direncanakan.

—

RAB adalah kepanjangan dari Rencana Anggaran Biaya, yang di dalamnya memuat penjelasan mengenai berapa, serta bagaimana sebuah dana akan digunakan.

Dengan menyusun RAB, Anda dan tim dapat meminimalisir pemborosan, serta menjaga kelancaran proyek agar tetap sesuai dengan anggaran awal.

Sebaliknya, tanpa RAB yang jelas, sebuah proyek berisiko menghadapi kekurangan dana atau bahkan mengalami pembengkakan biaya tak terduga.

Di artikel ini, Ruang Kerja telah merangkum pentingnya menyusun Rencana Anggaran Biaya dengan tepat, serta langkah-langkah praktis untuk membuatnya.

Apa itu Rencana Anggaran Biaya?

Mengutip dari Indeed, RAB (Rencana Anggaran Biaya) adalah aktivitas membuat dan mengelola anggaran untuk periode waktu tertentu.

Selain itu, RAB juga merujuk pada dokumen yang memuat perkiraan total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek, seperti proyek konstruksi, pembuatan dan pengembangan produk, pengadaan acara, dan lain-lain.

Penting untuk menghitung RAB dengan akurat, karena dokumen ini menjadi dasar bagi pengambilan keputusan bisnis yang strategis.

Dengan perencanaan anggaran yang tepat, seluruh stakeholder, terutama eksekutif tingkat atas (C-Level), akan memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi keuangan perusahaan.

Lebih jauh lagi, RAB yang disusun dengan tepat dan akurat dapat membantu departemen keuangan dan manajemen memahami kebutuhan dana perusahaan, baik untuk saat ini maupun di masa mendatang.

Fungsi RAB

RAB bukan hanya sekadar perkiraan biaya semata. RAB memiliki peran yang sangat krusial dalam setiap proyek atau kegiatan bisnis.

Menyadur Milestone Inc, berikut ini adalah 3 fungsi utama dari RAB:

1. Menetapkan Target Keuangan

Organisasi atau proyek bisa menentukan berapa banyak dana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan atau menyelesaikan proyek.

Misalnya, dalam sebuah proyek konstruksi, RAB membantu untuk merencanakan berapa banyak dana yang harus dialokasikan untuk setiap tahapan pekerjaan.

Dengan adanya RAB, semua pihak tahu berapa besar biaya yang dapat digunakan, dan di mana saja pengeluaran harus difokuskan agar proyek dapat selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

2. Pemantauan dan Pengendalian Kinerja Organisasi

Dari RAB yang sudah disusun, pihak yang bertanggung jawab dapat memantau perkembangan pengeluaran dan membandingkannya dengan anggaran yang sudah ditetapkan.

Jika ternyata pengeluarannya lebih besar, maka RAB bisa menjadi alat untuk melihat area mana yang menyimpang.

Dengan cara ini, tim manajemen lebih mudah mengambil langkah perbaikan. Misalnya mengurangi biaya di bagian tertentu, atau mengalihkan sumber daya ke area yang lebih membutuhkan.

3. Menyelaraskan Sumber Daya dengan Tujuan Strategis

Anggaran yang dibuat harus selaras dengan berbagai sumber daya, seperti dana, tenaga kerja, dan material.

Untuk mencapai keselarasan ini, Anda perlu mengkaji apakah dana dialokasikan untuk mendukung tujuan strategis organisasi jangka panjang.

Misalnya, dalam sebuah proyek pengembangan produk, RAB dapat membantu memastikan bahwa dana yang tersedia diarahkan terlebih dahulu ke bagian riset dan pengembangan (R&D), mengingat peran krusialnya dalam kesuksesan produk.

Dengan demikian, anggaran dialirkan ke tujuan yang jelas, sehingga mengurangi risiko pemborosan anggaran.

Baca Juga : Bisnis Franchise: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

Manfaat RAB

Dengan adanya RAB, Anda dapat merencanakan, mengawasi, dan mengoptimalkan setiap tahap proyek agar berjalan sesuai anggaran yang ditetapkan.

Berikut ini beberapa manfaat utama dari RAB yang bisa mendukung keberhasilan proyek Anda.

1. Menyediakan Dasar untuk Pengambilan Keputusan

RAB menjadi pijakan penting dalam menentukan langkah strategis selama proyek berlangsung.

Dengan memiliki gambaran rinci tentang anggaran, tim dapat mengidentifikasi prioritas dan memutuskan alokasi dana yang paling mendesak.

Misalnya, ketika terjadi keterbatasan sumber daya, RAB membantu manajemen memilih aspek mana yang harus didanai terlebih dahulu tanpa mengorbankan kualitas atau timeline proyek.

2. Evaluasi Berbasis Data

Melalui RAB, evaluasi keberhasilan program menjadi lebih terukur. Setiap detail pengeluaran yang tercatat dalam RAB dapat dibandingkan dengan realisasi anggaran selama program berlangsung.

Di sisi lain, catatan anggaran dari proyek sebelumnya bisa digunakan sebagai referensi dalam membuat estimasi anggaran proyek berikutnya.

Tidak hanya itu, dengan menganalisis keberhasilan atau tantangan dari implementasi RAB sebelumnya, tim dapat membuat perencanaan yang lebih matang.

3. Mengendalikan dan Memantau Keuangan

Performa keuangan bisa terus dipantau melalui laporan realisasi anggaran, sehingga pihak manajemen tahu kapan harus menyesuaikan strategi.

Jika ada biaya yang melebihi estimasi, hal tersebut bisa segera teridentifikasi untuk dilakukan penyesuaian.

Elemen Penting yang Memengaruhi Penyusunan RAB

Berikut adalah faktor penting yang harus Anda perhatikan saat menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB):

1. Identifikasi Kebutuhan Proyek

Pastikan semua kebutuhan proyek, mulai dari material, tenaga kerja, hingga peralatan, sudah teridentifikasi dengan jelas. Kebutuhan yang tidak tercatat dapat mengakibatkan anggaran tidak mencukupi di tengah proyek.

2. Detail Desain dan Spesifikasi Proyek

Perhatikan desain dan spesifikasi teknis proyek, karena ini akan menentukan jenis dan jumlah material yang diperlukan. Desain yang terlalu kompleks dapat meningkatkan biaya secara signifikan.

3. Volume Pekerjaan

Hitung volume pekerjaan secara akurat untuk memastikan kuantitas material dan tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan skala proyek.

Kesalahan dalam perhitungan volume dapat menyebabkan over budget atau kekurangan material.

4. Harga Material

Cari tahu harga material terkini di pasar untuk mencegah salah estimasi. Bandingkan harga dari beberapa supplier untuk mendapatkan material berkualitas dengan biaya terbaik.

5. Biaya Tenaga Kerja

Perhitungkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan serta upah yang berlaku di lokasi proyek. Pastikan juga untuk memasukkan biaya tambahan seperti lembur (jika diperlukan).

6. Alokasi Waktu Proyek

Tentukan durasi proyek secara realistis karena waktu yang lebih lama akan meningkatkan biaya tenaga kerja, sewa peralatan, atau biaya operasional lainnya.

7. Lokasi Proyek

Pertimbangkan faktor lokasi, termasuk biaya transportasi material, ketersediaan tenaga kerja lokal, dan kondisi geografis.
Proyek di lokasi terpencil cenderung membutuhkan anggaran lebih besar untuk logistik.

8. Biaya Perizinan dan Legalitas

Buat anggaran biaya untuk izin kerja, regulasi lingkungan, dan dokumen hukum lainnya yang diperlukan sebelum proyek dimulai.

9. Biaya Overhead

Jangan lupa untuk memasukkan biaya operasional proyek, seperti listrik, air, sewa alat berat, dan komunikasi. Overhead kerap terlupakan, padahal elemen ini memiliki dampak besar pada total anggaran.

10. Dana Cadangan

Sisihkan anggaran untuk biaya tak terduga, seperti kenaikan harga material, perubahan desain, atau hambatan cuaca.
Umumnya, cadangan biaya ini berkisar 5-10% dari total anggaran.

11. Metode Pelaksanaan Proyek

Pilih metode kerja yang sesuai, seperti sistem borongan atau harian, karena masing-masing memengaruhi struktur biaya.
Sistem borongan biasanya memberikan anggaran yang lebih tetap, sementara sistem harian lebih fleksibel tetapi berisiko over budget.

12. Teknologi dan Efisiensi

Gunakan teknologi atau metode kerja yang meningkatkan efisiensi, karena ini dapat mengurangi waktu dan biaya tenaga kerja. Namun, perhatikan juga investasi awal yang mungkin dibutuhkan.

13. Inflasi dan Fluktuasi Harga

Pertimbangkan potensi perubahan harga material atau tenaga kerja selama proyek berlangsung, terutama untuk proyek jangka panjang.

14. Kualitas Tim Manajemen

Tim yang kompeten akan membantu memastikan pengawasan dan kontrol anggaran berjalan dengan baik. Manajemen yang buruk dapat mengakibatkan pembengkakan biaya dan waktu.

15. Laporan Keuangan Proyek Sebelumnya

Gunakan data dari proyek sebelumnya sebagai referensi untuk memperkirakan biaya, mengidentifikasi potensi risiko, dan menyusun strategi anggaran yang lebih baik.

Penggunaan Rencana Anggaran Biaya

RAB di lingkungan perusahaan biasanya dibuat untuk berbagai kebutuhan atau kegiatan yang memerlukan perencanaan biaya secara detail, antara lain:

1. Proyek

RAB sering dibuat untuk merencanakan dan mengelola biaya dalam proyek tertentu, seperti pembangunan gedung, pengembangan produk, atau perbaikan fasilitas.

Misalnya, dalam proyek renovasi kantor, RAB akan mencakup biaya bahan bangunan, upah tukang, biaya sewa alat berat, hingga biaya pengawasan proyek.

RAB di sini berfungsi untuk memastikan bahwa biaya proyek tetap dalam batas yang telah direncanakan.

2. Event

Ketika perusahaan menyelenggarakan acara seperti seminar, konferensi, pameran, atau peluncuran produk, tim panitia perlu membuat RAB untuk pengajuan dana.

Umumnya, dana dalam event digunakan untuk sewa tempat, dekorasi, konsumsi, transportasi tamu undangan, biaya promosi seperti cetakan banner dan undangan, dan lain sebagainya.

Semua biaya ini harus direncanakan dengan seksama agar acara berjalan sukses tanpa melebihi anggaran.

3. Operasional Perusahaan

RAB juga dibuat untuk merencanakan pengeluaran rutin perusahaan, yang mencakup biaya operasional sehari-hari seperti gaji karyawan, utilitas (listrik, air, internet), sewa kantor, hingga pembelian barang dan bahan baku.

Lagi-lagi, ini penting guna memastikan bahwa operasional perusahaan tidak melebihi pendapatan.

4. Pemasaran dan Promosi

Untuk kegiatan pemasaran dan promosi, RAB mencakup estimasi biaya iklan, kampanye media sosial, dan aktivitas marketing lainnya.

Misal, jika perusahaan Anda hendak mengadakan campaign di social media, maka RAB-nya akan mencakup biaya kreatif (desain iklan, produksi video), biaya media (sewa slot iklan), hingga biaya monitoring hasil kampanye.

5. Pelatihan dan Pengembangan SDM

Jika perusahaan ingin meningkatkan daya saing dan produktivitas, maka training and development karyawan merupakan suatu hal yang esensial.

Oleh karena itu, umumnya perusahaan memiliki RAB khusus untuk menjalankan program ini.

6. Investasi atau Pengadaan Aset

RAB diperlukan untuk pengadaan aset baru seperti mesin, kendaraan operasional, atau perangkat teknologi perusahaan.

Dengan RAB, perusahaan dapat memastikan bahwa pengadaan aset dilakukan sesuai anggaran yang tersedia dan tidak menimbulkan masalah keuangan di kemudian hari.

7. Kegiatan CSR (Corporate Social Responsibility)

Dalam konteks tanggung jawab sosial perusahaan (CSR), RAB digunakan untuk merencanakan pengeluaran yang berkaitan dengan program-program sosial, lingkungan, atau pemberdayaan masyarakat.

Perusahaan sering kali merancang inisiatif CSR sebagai bagian dari komitmen mereka terhadap kesejahteraan masyarakat dan lingkungan.

Baca Juga : Apa Itu Investor? Ini Definisi, Tipe, dan Perannya

Contoh Rumus Penghitungan RAB

Rumus menghitung RAB sangat sederhana. Operasi hitung yang biasa dilakukan hanya seputar penambahan, pengurangan, dan perkalian.

Berikut adalah contoh perhitungan RAB untuk menghitung biaya pekerjaan dalam proyek konstruksi:

Contoh Kasus

Sebuah perusahaan konstruksi sedang membangun gedung perkantoran dan perlu menghitung biaya total pekerjaan. Biaya yang diperlukan meliputi biaya material, biaya tenaga kerja, biaya overhead, dan biaya lainnya.

Bagaimana cara menghitungnya?

Komponen Biaya

1. Biaya Material

Semen: 50 sak x Rp 100.000 = Rp 5.000.000
Batu bata: 10.000 buah x Rp 1.000 = Rp 10.000.000
Pasir: 20 kubik x Rp 200.000 = Rp 4.000.000

Total Biaya Material = Rp 5.000.000 + Rp 10.000.000 + Rp 4.000.000 = Rp 19.000.000

2. Biaya Tenaga Kerja

Tukang Bangunan: 5 orang x Rp 150.000 per hari x 30 hari = Rp 22.500.000
Pekerja Kasar: 10 orang x Rp 100.000 per hari x 30 hari = Rp 30.000.000

Total Biaya Tenaga Kerja = Rp 22.500.000 + Rp 30.000.000 = Rp 52.500.000

3. Biaya Overhead

Sewa Alat Berat: Rp 7.000.000
Biaya Utilitas (Listrik, Air, dll.): Rp 2.000.000

Total Biaya Overhead = Rp 7.000.000 + Rp 2.000.000 = Rp 9.000.000

4. Biaya Lainnya

Izin Pembangunan: Rp 1.500.000
Biaya Transportasi Material: Rp 2.000.000

Total Biaya Lainnya = Rp 1.500.000 + Rp 2.000.000 = Rp 3.500.000

5. Perhitungan Total Biaya Pekerjaan

Total Biaya = Biaya Material + Biaya Tenaga Kerja + Biaya Overhead + Biaya Lainnya

Total Biaya= Rp19.000.000+Rp52.500.000+Rp9.000.000+Rp3.500.000

Jadi, total biaya pekerjaan untuk proyek pembangunan gedung perkantoran ini adalah Rp 84.000.000.

Perhitungan ini akan membantu perusahaan konstruksi untuk memantau dan mengelola pengeluaran agar proyek rampung sesuai anggaran.

Cara Membuat RAB

Cara Membuat RAB untuk Kegiatan

RAB untuk kegiatan biasanya digunakan untuk merencanakan dan mengalokasikan biaya yang dibutuhkan dalam suatu acara atau kegiatan tertentu. Misalnya, kegiatan seminar, pelatihan, atau event lainnya.

Langkah-langkah membuat RAB kegiatan:

1. Tentukan Tujuan Kegiatan

Sebelum menyusun RAB, pastikan tujuan kegiatan sudah jelas. Apakah kegiatan tersebut untuk seminar, pelatihan, atau acara lainnya?

Tujuan ini akan mempengaruhi alokasi anggaran untuk masing-masing kebutuhan.

2. Identifikasi Kebutuhan dan Komponen Kegiatan

Tentukan apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan, seperti tempat (sewa venue), materi kegiatan (peralatan, dekorasi, konsumsi, honor narasumber), transportasi, dan lainnya. Buat daftar semua komponen yang akan dibiayai.

3. Estimasi Biaya

Buatlah estimasi biaya untuk masing-masing item. Misalnya, biaya sewa tempat, biaya konsumsi per orang, biaya transportasi, honor narasumber, dan biaya operasional lainnya. Anda dapat mencari harga yang sesuai dengan kebutuhan di pasar.

4. Buat Rincian Biaya

Detailkan biaya berdasarkan kategori dan jumlahnya. Ini termasuk perhitungan biaya satuan untuk masing-masing item (misalnya, biaya transportasi per kendaraan, biaya makan per orang, dll.).

5. Total Biaya

Jumlahkan semua estimasi biaya untuk mendapatkan total biaya kegiatan. Pastikan ada dana cadangan untuk biaya tak terduga.

6. Pertimbangkan Sumber Dana

Tentukan dari mana dana kegiatan akan berasal, apakah dari sponsor, dana perusahaan, atau lainnya.

Hal ini berfungsi untuk mengetahui apakah anggaran yang disusun realistis dan dapat dicapai.

Cara Membuat RAB untuk Usaha

RAB ini berfungsi untuk merencanakan alokasi anggaran dalam menjalankan bisnis, baik itu bisnis baru maupun yang sudah berjalan.

RAB bisnis umumnya mencakup biaya operasional, pemasaran, pengembangan produk, dan lainnya. Berikut langkah yang dapat dilakukan oleh Anda ketika ingin membangun sebuah usaha baru:

1. Tentukan Kebutuhan Usaha

Identifikasi semua komponen yang diperlukan dalam usaha, seperti biaya sewa tempat, gaji karyawan, biaya bahan baku, biaya pemasaran, peralatan, dan lainnya.

2. Estimasi Pendapatan

Proyeksikan pendapatan yang akan diperoleh usaha dalam periode tertentu (bulanan, kuartalan, atau tahunan). Berdasarkan produk atau jasa yang dijual, buat estimasi yang realistis dengan mempertimbangkan pasar, harga jual, dan volume penjualan.

3. Rincian Biaya Tetap dan Variabel

Biaya tetap (fixed costs) dan biaya variabel (variable costs) sangat berbeda, keduanya perlu dituliskan dengan detail.

Fixed cost adalah biaya yang tidak berubah setiap bulan, seperti sewa tempat dan gaji karyawan. Sementara itu, variable cost selalu berubah tergantung pada volume penjualan atau kegiatan usaha, seperti biaya bahan baku dan biaya pemasaran.

4. Proyeksikan Pengeluaran dan Pendapatan

Hitung semua pengeluaran yang diperlukan untuk menjalankan usaha dan bandingkan dengan estimasi pendapatan. Langkah ini bisa memberi Anda gambaran apakah usaha tersebut akan menguntungkan atau membutuhkan penyesuaian.

5. Buat Cadangan untuk Keadaan Darurat

Sisihkan dana cadangan untuk keadaan darurat atau pengeluaran tak terduga yang mungkin muncul di luar perencanaan, seperti perbaikan alat atau biaya tak terduga lainnya.

6. Monitoring dan Penyesuaian

Apapun jenis RAB-nya, langkah ini harus tetap ada. Sebab, Anda perlu memantau progress anggaran secara berkala.
Tinjau apakah pendapatan dan pengeluaran sesuai dengan proyeksi.

Contoh-Contoh RAB

Contoh RAB Kegiatan

Sumber: Dokumentasi Pribadi

Contoh RAB Sederhana untuk Kebutuhan Marketing

Sumber: Dokumentasi Pribadi

Contoh RAB Proposal

Sumber: Dokumentasi Pribadi

—

Kesimpulannya, Rencana Anggaran Biaya (RAB) memiliki urgensi yang sangat penting dalam perencanaan dan pengelolaan biaya baik untuk proyek maupun perusahaan secara keseluruhan.

Dengan adanya RAB, tim dan organisasi dapat memastikan bahwa dana yang tersedia digunakan secara efektif dan efisien.

Jika perusahaan Anda telah memiliki RAB untuk pelatihan dan pengembangan karyawan, manfaatkanlah anggaran tersebut untuk melakukan revolusi karyawan di Ruang Kerja.

Di Ruang Kerja, Anda dapat mengajukan materi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

Nantinya, materi pelatihan ini akan disampaikan oleh para ahli profesional yang memiliki pengalaman belasan hingga puluhan tahun di bidang masing-masing.

Tertarik? Mari, Konsultasi Gratis bersama konsultan Ruang Kerja, sekarang.