Definisi, Fungsi, Fitur, dan Contoh Aplikasi HRIS

Melalui HRIS, beragam aspek sumber daya manusia yang ada di sebuah perusahaan bisa dikelola dengan lebih optimal oleh tim HRD.

—

HRIS adalah kepanjangan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi teknologi yang digunakan dalam dunia HRD untuk menyimpan data dan mengatur segala hal yang berkaitan dengan SDM.

Software HRIS memainkan peran penting dalam mendukung pekerjaan HRD agar lebih efektif dan efisien. Mari simak berbagai fungsi, fitur, dan contoh aplikasinya melalui pembahasan di bawah ini.

Apa yang Dimaksud dengan HRIS?

Sistem HRIS adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan oleh divisi sumber daya manusia (HRD) untuk mengelola berbagai aspek terkait pengelolaan karyawan dalam sebuah organisasi.

Sistem ini bertujuan untuk mengintegrasikan berbagai fungsi HRD seperti absensi rekrutmen, dan urusan lainnya dalam satu platform yang terpusat dan efisien.

Adapun beberapa definisi HRIS menurut para ahli di bidang sumber daya manusia, antara lain:

Prof. Dr. Veithzal Rivai, MBA mengungkapkan bahwa HRIS system adalah prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan perusahaan untuk improve keputusan HRD.

Dr. Tarsisius Hani Handoko, M.B.A mengartikan program HRIS sebagai prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, mengambil, dan memvalidasi berbagai data spesifik yang diperlukan oleh suatu organisasi mengenai sumber daya manusia, aktivitas personel, dan karakteristik unit kerja.

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan HRIS?

Ketahui apa saja fungsi HRIS beserta benefitnya bagi perusahaan:

1. Mempercepat Pengerjaan Tugas (Expedites Tasks)

Sistem HRIS memungkinkan otomatisasi banyak tugas rutin seperti penggajian dan manajemen cuti. Dengan demikian, HR dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk tugas-tugas manual. Misalnya, penggajian yang biasanya memakan waktu berhari-hari bisa selesai dalam hitungan jam.

2. Mengurangi Penggunaan Kertas (Reduces Paperwork)

Melalui HRIS, semua data karyawan dapat disimpan secara digital, sehingga akan meminimalisir penggunaan file fisik atau kertas. Dampak positifnya adalah, perusahaan menjadi lebih ramah lingkungan dan terhindar dari risiko kehilangan data penting.

Contohnya, formulir permintaan cuti bisa diajukan dan disetujui secara online tanpa perlu mencetak dokumen pengajuan.

3. Menyederhanakan Analisis Prediktif dan Visualisasi (Simplifies Predictive Analysis and Visualizations)

Benefit ini tergantung pada aplikasi HRIS yang digunakan. Namun, beberapa aplikasi HRIS memang menyediakan fitur yang berfungsi untuk analisis data dalam memudahkan HR membuat prediksi dan visualisasi mengenai tren tenaga kerja.

Hal Ini dapat membantu perencanaan tenaga kerja dan pengambilan keputusan strategis. Sebagai contoh, HR bisa memprediksi turnover karyawan berdasarkan data historis dan tren yang ada dalam suatu periode tertentu.

4. Memberdayakan Karyawan (Empowers Employees)

Dengan HRIS, karyawan bisa mengakses informasi mereka sendiri (contohnya melihat sisa jatah cuti) tanpa harus menghubungi HR secara langsung. Hasilnya, transparansi dan kepercayaan antara karyawan dan manajemen akan meningkat.

5. Meningkatkan Produktivitas (Improves Productivity)

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas HR, sistem HRIS memungkinkan tim SDM untuk fokus pada inisiatif strategis, sehingga menambah efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan dalam organisasi.

Misalnya, waktu yang biasanya digunakan untuk administrasi bisa dialihkan ke pengembangan program pelatihan karyawan.

6. Menjaga Loyalitas (Maintains Compliance)

HRIS membantu perusahaan untuk tetap mematuhi regulasi ketenagakerjaan dengan menyediakan fitur untuk pelacakan dokumen dan audit trail.

Pasalnya, HRIS bisa otomatis memperbarui perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan dan memastikan perusahaan untuk selalu up-to-date, sehingga membuat organisasi Anda terhindar dari masalah hukum, denda, atau kerugian baik dari segi moril maupun materil.

7. Menawarkan Keamanan dan Privasi (Offers Security and Privacy)

Data karyawan yang disimpan dalam HRIS dilindungi dengan lapisan keamanan seperti enkripsi dan akses terbatas.

Jadi, Anda tak perlu khawatir, karena data hanya dapat dibuka oleh pihak yang berwenang. Misalnya, hanya manajer HR yang bisa mengakses data kompensasi karyawan.

8. Memberikan Skalabilitas (Provides Scalability)

HRIS dapat dengan mudah disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan tanpa perlu perubahan besar pada sistem.

Artinya, pekerjaan HR bisa tetap efisien seiring dengan bertambahnya jumlah karyawan. Contohnya, HRIS dapat menangani pengelolaan data dari 50 hingga 5000 karyawan dengan mudah.

9. Menawarkan Fitur Berbasis Data (Offers Data-Driven Features)

Segala pekerjaan HR erat kaitannya dengan data karyawan. Kabar baiknya, HRIS memungkinkan pengumpulan dan analisis data karyawan yang bisa digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan strategis. Dalam hal ini, data tersebut termasuk laporan kinerja, analisis retensi karyawan, dan lainnya.

Apa Saja yang Ada di HRIS?

Berikut ini fitur-fitur yang ada pada HRIS:

1. Fungsi Inti HR (Core HR)

Core HR mencakup fungsi dasar HR seperti pengelolaan data karyawan. Fitur ini merupakan fondasi dari sistem HRIS yang memastikan informasi karyawan terstruktur dengan baik, mulai dari data pribadi, data keluarga, posisi, dan kualifikasi diri.

2. Manajemen Data Master (Master Data Management)

Manajemen Data Master berfungsi untuk mengelola data penting yang digunakan oleh berbagai fungsi HR. Contohnya seperti struktur organisasi, jabatan, dan lokasi kerja. Apabila HR ingin melakukan perubahan jabatan atau penambahan departemen baru, maka bisa melalui Master Data ini.

3. Manajemen Organisasi (Organizational Management)

Melalui fitur organizational management, HR dapat mengatur struktur perusahaan seperti posisi dan departemen, sehingga visualisasi hierarki organisasi dapat diatur dengan lebih efisien.

4. Manajemen Absensi dan Kehadiran (Absence, Leave Management, Time & Attendance)

Say goodbye untuk absensi fingerprint. Pada HRIS yang modern, karyawan dapat merekam kehadiran, permintaan cuti, atau izin sakit secara real time secara otomatis, online, dan bahkan bisa dari jarak jauh.

Fitur manajemen absensi dan kehadiran akan sangat membantu HR dalam melacak dan memantau presensi karyawan dengan baik dan akurat.

5. Administrasi Tunjangan (Benefits Administration)

Pada sistem HRIS, terdapat fitur Administrasi Tunjangan yang berfungsi untuk mengelola program tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan, dana pensiun, dan tunjangan lainnya.

6. Alur Kerja (Workflows)

Alur Kerja mengotomatisasi proses HR seperti persetujuan cuti, perekrutan, dan evaluasi kinerja dari karyawan.

Dengan adanya flow yang jelas, segala proses administrasi akan berjalan lebih cepat dan mengurangi keterlambatan.

Sebagai contoh, seorang karyawan bisa mengajukan cuti pada manajer yang batas persetujuannya yaitu 7 hari kerja. Apabila lebih dari itu, pengajuan cuti karyawan dianggap approved.

7. Manajemen Kinerja (Performance Management)

Fitur ini membantu HR dalam pengelolaan dan evaluasi kinerja karyawan melalui penetapan goals, ulasan kinerja, dan feedback berkelanjutan yang penting untuk pengembangan karir dan peningkatan produktivitas. Biasanya, performance management dilakukan setiap kuartal atau 2x dalam satu tahun.

8. Rekrutmen dan Peninjauan Pelamar (Recruiting and Applicant Tracking)

Segala proses rekrutmen yang rumit dapat disederhanakan melalui HRIS karena sudah tersistem secara otomatis. Selain itu, HR tidak perlu input data secara manual dan tentunya akan menekan cost perusahaan.

Cakupannya mulai dari penyaringan CV, penjadwalan wawancara, dan pelacakan status pelamar.

9. Manajemen Kompensasi (Compensation Management)

HRIS hadir sebagai fasilitas untuk mengelola aspek kompensasi seperti gaji, bonus, dan insentif supaya bisa lebih transparan.

Misal, karyawan dapat submit keterangan overtime atau lembur, sehingga HR bisa langsung melihat kalkulasi bonus yang perlu dibayarkan.

10. Pelacakan Pelatihan (Training Tracking)

Fitur ini memungkinkan HR untuk memonitor dan mengelola program pelatihan karyawan. Tapi, tentunya berbeda dengan sistem manajemen pembelajaran (LMS) yang lebih fokus pada konten pelatihan.

Tracking pada HRIS hanya berfungsi untuk melacak progres pelatihan dan sertifikasi karyawan yang bersifat mandatory atau wajib.

Baca Juga: Metode 70/20/10, Referensi untuk Pelatihan & Pengembangan Karyawan

11. Pelaporan dan Analisis Dasar (Reporting and Basic Analytics)

Selain memiliki fungsi yang mendukung operasional sehari-hari, HRIS pun menyediakan alat untuk membuat laporan dan analisis dasar mengenai data HR, yang bisa jadi salah satu tolok ukur dalam pengambilan keputusan pihak manajemen.

12. Penggajian (Payroll)

Bagi perusahaan berskala menengah dan besar, sistem payroll akan sangat memudahkan HR dalam melakukan perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan distribusi gaji pada karyawan.

HR perlu memastikan bahwa karyawan mendapat hak bayarannya dengan tepat waktu dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Manfaat HRIS untuk Karyawan

Tak hanya untuk company, Anda bisa cek apa saja manfaat HRIS bagi karyawan, yaitu:

1. Self-services untuk Karyawan dan Manajer (Employee and Manager Self-Services)

Sesuai namanya, fitur ini memungkinkan karyawan dan manajer untuk mengakses dan mengelola informasi secara mandiri.

Karyawan bisa mengajukan cuti, melihat slip gaji, atau memperbarui data pribadi tanpa harus melalui HR, sehingga prosesnya pun lebih cepat dan akurat.

2. Orientasi Karyawan Baru (Onboarding)

Fitur onboarding berfungsi sebagai panduan tentang bagaimana cara karyawan baru mengenal dan memulai pekerjaannya.

Cakupan pengenalan saat onboarding biasanya dimulai dari budaya perusahaan, pelatihan awal, dan SOP kerja.

HRIS dapat memfasilitasi karyawan untuk mengakses materi-materi pengenalan tersebut dengan lebih mudah dan fleksibel.

Baca Juga: Cara Membuat Virtual Onboarding Efektif Bagi Karyawan

3. Akses Terhadap Informasi (Access to Information)

HRIS memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi penting mengenai perusahaan seperti buku panduan, pakta integritas, atau kebijakan internal lainnya yang dapat meningkatkan trust karyawan terhadap manajemen perusahaan.

4. Peluang Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)

Salah satu tanda perusahaan yang sukses adalah berhasil meng-encourage karyawannya untuk bisa lebih baik dalam segala hal, termasuk skill.

Di sini, HRIS memainkan peran penting dalam peningkatan skill tersebut. Pasalnya, HRIS bisa digunakan sebagai platform bagi karyawan untuk mengikuti program pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan karir mereka.

Prinsip HRIS

Prinsip atau sasaran utama dari penggunaan HRIS antara lain:

1. Menetapkan kebutuhan informasi personil untuk seluruh area

Prinsip ini menekankan pentingnya memahami dan mendefinisikan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh berbagai departemen dalam perusahaan, serta memastikan bahwa informasi tersebut relevan dan berguna bagi seluruh organisasi.

2. Perencanaan database yang komprehensif

Perencanaan yang baik memastikan bahwa data tersimpan dengan aman, dapat diakses dengan cepat, dan terintegrasi dengan baik antar departemen.

3. Pengembangan spesifikasi fungsional yang lengkap untuk HRIS

Spesifikasi ini mencakup fitur-fitur yang harus dimiliki sistem sesuai dengan kebutuhan organisasi secara umum. Dengan spesifikasi yang lengkap, sistem HRIS dapat dikembangkan sesuai kebutuhan nyata perusahaan dan memberikan hasil yang optimal.

4. Perencanaan kebutuhan proses transaksi dan pemutakhiran informasi

Prinsip yang satu ini fokus pada perencanaan bagaimana informasi akan diproses dan diperbarui secara terus-menerus, sehingga HR dapat memastikan bahwa data selalu akurat dan up-to-date.

5. Identifikasi information retrieval serta kebutuhan pelaporan

HRIS harus dirancang untuk memudahkan pengambilan informasi yang diperlukan oleh pengguna, baik untuk analisis harian maupun laporan periodik. Kebutuhan pelaporan perlu diidentifikasi sejak awal agar sistem dapat menyediakan format dan frekuensi laporan yang sesuai.

6. Pengembangan dokumen-dokumen penunjang yang relevan

Terakhir, prinsip HRIS adalah perlu adanya pengembangan dokumen penunjang yang relevan. Dokumen ini dapat membantu memastikan bahwa semua pengguna memahami cara mengoperasikan sistem dengan benar dan dapat memaksimalkan fungsionalitasnya.

Contoh Aplikasi HRIS yang Populer

Sebelum memilih HRIS, pastikan Anda atau tim HR melihat apa saja fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, pastikan juga untuk menyesuaikan budget, serta melihat bagaimana track record dari vendor yang akan dipilih.

Sebagai referensi, di bawah ini terdapat 5 rekomendasi aplikasi HRIS terbaik yang cukup populer:

1. Workday

Workday adalah salah satu sistem HRIS terkemuka yang menyediakan berbagai fitur untuk manajemen sumber daya manusia, penggajian, dan keuangan.

Workday terkenal dengan interface yang ramah pengguna, serta kemampuan analitik yang kuat.

2. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors menawarkan solusi lengkap untuk manajemen talenta, termasuk rekrutmen, onboarding, pelatihan, manajemen kinerja, dan kompensasi. Platform ini juga menyediakan alat analitik untuk membantu pengambilan keputusan berbasis data.

3. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now adalah platform HRIS yang dirancang untuk usaha kecil hingga menengah. Fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi ini meliputi penggajian, manajemen waktu dan kehadiran, serta administrasi tunjangan.

4. BambooHR

Selain ADP, BambooHR juga bisa jadi salah satu solusi HRIS yang populer di kalangan UMKM.

Fitur yang tersedia yaitu manajemen data karyawan, pelacakan cuti, laporan kinerja, dan pelatihan, dengan fokus pada kemudahan penggunaan.

5. Oracle HCM Cloud

Oracle HCM Cloud menyediakan solusi komprehensif untuk manajemen SDM yang mencakup penggajian, rekrutmen, manajemen kinerja, dan pelatihan.

Oracle juga dilengkapi dengan alat analitik canggih untuk membantu perusahaan dalam membuat keputusan strategis.

—

Demikian penjelasan mengenai HRIS. Sebagai pengingat, supaya hasilnya lebih optimal, sebagai eksekutif, sebaiknya Anda memilih HRIS yang sesuai dengan pola kerja dan skala perusahaan.

Selain itu, Anda juga perlu memastikan bahwa tim HRD sudah memiliki skill manajemen SDM yang mumpuni, salah satu caranya adalah dengan menyediakan fasilitas pelatihan human resource bersama Ruangkerja.

Mari diskusikan konsep pelatihan yang cocok untuk perusahaan Anda bersama konsultan kami. Klik banner di bawah ini ya, gratis!

Sumber:

S. Gillis, Alexander. ‘HRIS (human resource information system)’, Tech Target, 01 April 2024 [online]. Available at: https://www.techtarget.com/searchhrsoftware/definition/HRIS (Accessed: 21 May 2024)

BPI Unair. ‘Human Resource Information System (HRIS)’, BPI Unair, 07 November 2022 [online]. Available at https://bpi.unair.ac.id/human-resource-information-system-hris/ (Accessed: 21 May 2024)