Cara Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan Anda

Jika ingin memperkuat “posisi” di sebuah market, maka tingkatkan lah strategi efisiensi operasional di perusahaan Anda. Bagaimana caranya? Mari simak bersama di artikel ini!

—

Dunia bisnis sangatlah dinamis dan kompetitif. Bagi seorang owner atau direktur, tentunya Anda perlu memikirkan efisiensi operasional agar perusahaan dapat tetap stabil dan mampu mencapai keberhasilan dalam jangka waktu yang panjang.

Dalam hal ini, efisiensi operasional tak hanya berbicara tentang reducing cost, tetapi juga tentang meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia. Berikut ini penjelasan dari Ruang Kerja tentang bagaimana cara meningkatkan efisiensi operasional di perusahaan. 

Pengertian Efisiensi

Apa itu efisiensi? Efisiensi adalah kemampuan suatu sistem atau proses untuk melakukan tugas atau mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal.

Dalam konteks bisnis, efisiensi mengacu pada upaya untuk mencapai hasil yang maksimal dengan menggunakan jumlah sumber daya yang minimal, seperti waktu, uang, atau tenaga kerja.

Secara singkat, efisiensi artinya penggunaan aset dan sumber daya perusahaan yang lebih baik untuk peningkatan produktivitas.

Dengan mencapai efisiensi yang tinggi, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja mereka, meningkatkan profitabilitas, dan mencapai keunggulan kompetitif.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Karyawan

Pengertian Operasional dan Operasional Perusahaan

Secara umum, operasional adalah sistem atau segala kegiatan yang terkait dengan pengelolaan suatu organisasi / perusahaan untuk meningkatkan value ataupun menghasilkan profit.

Namun, memang definisi spesifik dari operasional akan bergantung pada industri dan tahapan bisnis yang Anda jalankan.

Sementara itu, operasional perusahaan adalah serangkaian kegiatan atau proses yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk menjalankan bisnisnya secara keseluruhan.

Ini mencakup semua aspek dari kegiatan sehari-hari perusahaan, termasuk produksi, distribusi, pemasaran, hingga layanan untuk pelanggan.

Nah, untuk mencapai hasil yang maksimal, Anda sangat disarankan untuk melakukan efisiensi operasional. Apa itu? Mari simak penjelasannya!

Pengertian Efisiensi Operasional 

Efisiensi operasional adalah  kemampuan suatu perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal. 

Tentunya efisiensi operasional ini berkaitan erat dengan cara manajemen waktu, tenaga kerja, dan menutup pengeluaran berlebih agar perusahaan dapat  mencapai tujuan (mendapat keuntungan) dengan biaya yang minimal. 

Pentingnya Efisiensi Operasional Perusahaan

Ada beberapa manfaat atau alasan mengapa efisiensi operasional itu penting bagi sebuah perusahaan:

1. Mengurangi Cost

Efisiensi operasional membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan serta biaya operasional yang tidak perlu.

Dengan mengelola sumber daya secara efisien, perusahaan dapat menghemat biaya produksi, logistik, dan juga administrasi.

2. Meningkatkan Produktivitas

Jika Anda menerapkan efisiensi operasional, maka tenaga kerja bisa bekerja dengan lebih produktif. Dengan waktu dan sumber daya yang sama, perusahaan bisa mendapat output yang lebih optimal. Hal ini akan  membantu company untuk mencapai target produksi dengan lebih efektif.

3. Meningkatkan Kualitas

Apabila produktivitas tenaga kerja meningkat, maka fokus pada peningkatan kualitas produk atau layanan pun akan bertambah. Artinya, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan cacat dalam proses produksi, sehingga produk atau layanan perusahaan bisa diberikan dengan lebih maksimal pada pelanggan.

4. Mempercepat Waktu Respons

Dengan sistem operasional yang efisien, perusahaan dapat merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan fleksibel. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan strategi bisnisnya sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pasar.

5. Meningkatkan Keunggulan Bersaing

Perusahaan yang memiliki efisiensi operasional yang tinggi cenderung lebih kompetitif di pasar. Mereka dapat menawarkan produk atau layanan dengan harga yang lebih kompetitif, meningkatkan customer satisfaction, dan memperluas pangsa pasar.

6. Mengurangi Risiko 

Jika semua strategi efisiensi operasional dieksekusi dengan tepat, maka perusahaan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah atau kegagalan dalam operasional. Hal ini membantu perusahaan untuk menjaga reputasi dan keberlanjutan bisnis di waktu yang akan datang.

Ingat, semua benefit dari efisiensi operasional di atas sebisa mungkin diterapkan dengan bijak dan atas persetujuan semua stakeholder perusahaan. 

Cara Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan

Meningkatkan efisiensi operasional memang jadi hal yang cukup menantang. Pasalnya, Anda tak bisa hanya fokus pada peningkatan revenue, tapi juga perlu bersikap ‘adil’ dan bijak pada semua yang terlibat.

Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda coba:

1. Otomatisasi Proses

Menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi proses operasional dapat membantu mengurangi waktu dan tenaga yang dibutuhkan dalam menjalankan routine task. Bila memungkinkan, Anda bisa ‘me-reset’ beberapa sistem atau alur kerja yang masih bersifat manual menjadi otomatis.

2. Analisis Data

Melakukan analisis mendalam terhadap data operasional dapat membantu perusahaan mengidentifikasi pola atau tren yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi. 

Anda perlu memahami bagaimana proses operasional berjalan, kemudian menganalisis sistem yang paling banyak memakan biaya, kemudian mengevaluasi dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memperbaiki atau mengoptimalkan proses tersebut.

3. Pelatihan Karyawan

Tahukah Anda? Di luar sana, tak sedikit karyawan yang berpikir bahwa menurunnya performa kinerja mereka adalah sebab dari perusahaan yang tidak memfasilitasi atau memberikan kesempatan pada karyawan untuk berkembang. 

Maka dari itu, agenda pelatihan dan pengembangan karyawan menjadi penting untuk membantu meningkatkan efisiensi. 

Pasalnya, karyawan yang terampil dan terlatih dengan baik akan lebih mampu untuk mengelola tugas-tugas mereka dengan efisien dan mengatasi masalah yang muncul dengan lebih cepat.

4. Kolaborasi Tim

Efisiensi operasional perusahaan tak akan cukup impactful tanpa adanya kolaborasi tim. Sebab, kolaborasi tim dapat mengurangi informasi kurang jelas yang bisa menghambat proses efisiensi operasional. 

5. Evaluasi Rutin

Untuk mengidentifikasi area-area di mana efisiensi dapat ditingkatkan, jangan lupa jadwalkan evaluasi rutin bersama tim. Dengan melakukan evaluasi secara berkala, perusahaan bisa melihat apa saja masalah atau peluang baru yang dapat dikejar untuk meningkatkan efisiensi operasionalnya.

6. Implementasi Kebijakan Efisiensi

Terakhir yaitu implementasi kebijakan efisiensi. Cobalah ciptakan kebijakan internal yang dapat mendorong penggunaan sumber daya dengan bijaksana. Contohnya kebijakan dalam penghematan energi, penggunaan bahan baku yang ramah lingkungan, atau program penghematan biaya lainnya.

Baca Juga: Strategi Pembelajaran Ekspositori, Kuasai Materi dengan Lebih Optimal

Studi Kasus / Contoh Efisiensi Operasional dalam Perusahaan 

Sebagai gambaran, mari telaah salah satu contoh efisiensi perusahaan berikut ini:

Peningkatan Efisiensi Operasional di Perusahaan Manufaktur XYZ

Perusahaan Manufaktur XYZ, yang bergerak dalam produksi peralatan elektronik, menghadapi tantangan dalam meningkatkan efisiensi operasionalnya untuk mengurangi biaya produksi dan meningkatkan produktivitas. 

Berikut adalah gambaran tentang bagaimana perusahaan ini berhasil meningkatkan efisiensinya:

• Analisis Proses Produksi
  Perusahaan Manufaktur XYZ melakukan analisis menyeluruh terhadap proses produksinya, mulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi produk jadi. Mereka menguraikan area-area di mana terjadi pemborosan waktu, tenaga, dan sumber daya, seperti waktu tunggu antar langkah produksi, pemakaian bahan baku berlebihan, dan biaya logistik yang tinggi.

• Penggunaan Teknologi
  Setelah memahami area yang perlu ditingkatkan, perusahaan ini memutuskan untuk berinvestasi dalam teknologi otomatisasi produksi untuk mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manusia dan meningkatkan efisiensi. Mereka memasang sistem mesin otomatis yang dapat mengurangi waktu siklus produksi, meningkatkan akurasi, dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

• Pelatihan Karyawan
  Sebagai bagian dari inisiatif meningkatkan efisiensi, perusahaan memberikan pelatihan kepada karyawan tentang penggunaan peralatan baru dan proses produksi yang diperbarui. Mereka juga mendorong kolaborasi antar tim dan departemen untuk meningkatkan komunikasi dan koordinasi dalam perusahaan.

• Pengoptimalan Rantai Pasokan (supply chain)
  Perusahaan Manufaktur XYZ bekerja sama dengan supplier dan mitra logistik untuk mengoptimalkan rantai pasokan. Selain itu, mereka bernegosiasi untuk mendapatkan harga yang pas, memperpendek lead time pengiriman, dan meningkatkan efisiensi proses pergudangan  serta distribusi.

• Monitoring dan Evaluasi
  Perusahaan secara rutin memantau kinerja operasional mereka menggunakan key metrics seperti waktu siklus produksi, tingkat persediaan, dan tingkat efisiensi penggunaan sumber daya untuk membuat perbaikan yang bersifat sustain.

—

Demikianlah penjelasan mengenai cara meningkatkan efisiensi operasional. Jadi, kita dapat menarik kesimpulan bahwa efisiensi operasional bukan berarti harus melakukan lay off atau PHK terhadap SDM karena dianggap sebagai ‘beban’ pengeluaran.

Pasalnya, efisiensi tak hanya berkaitan dengan manusia, tetapi masih banyak elemen penting lainnya yang juga perlu diperhatikan oleh owner, direktur, atau CEO perusahaan.

Maka dari itu, semua pemangku kepentingan perusahaan perlu memahami bagaimana efisiensi operasional dapat berjalan, caranya adalah dengan memfasilitasi pelatihan profesional yang ada di Ruang Kerja. Temukan metode pelatihan paling efektif untuk karyawan Anda dengan berkonsultasi bersama tim Ruang Kerja, sekarang!

Referensi:

CFI Team. ‘Business Operations’, Corporate Finance Institute, 15 October 2023 [online]. Available at: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/business-operations/ (Accessed: 25 March 2024)

Kiisel, Ty. ‘What is Operations? And Why Does My Business Need It?’, Onedeck, 22 July 2015 [online]. Available at: https://www.ondeck.com/resources/what-is-operations (Accessed: 25 March 2024)