Key Performance Indicator: Definisi, Jenis, dan Contohnya

Tanpa KPI, perusahaan dan karyawan akan sulit untuk berkembang karena tidak ada tujuan atau target yang harus dicapai. Pahami pentingnya KPI melalui pembahasan di artikel ini.

—

KPI atau key performance indicator memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja karyawan dan performa perusahaan.

Artikel ini penting bagi Anda para business owner yang baru mendirikan sebuah bisnis. Jadi, mari simak hingga tuntas.

Apa Itu Key Performance Indicator?

Key performance indicator adalah nilai ukur yang digunakan untuk menilai sejauh mana dan seefektif apa pencapaian sebuah organisasi, karyawan, atau proyek.

KPI membantu pemilik bisnis memantau kemajuan dalam mencapai sasaran dan tujuan spesifik, mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, dan membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi berbasis data.

Dengan memanfaatkan KPI, sebuah bisnis memungkinkan untuk meraih keunggulan kompetitif, meningkatkan profitabilitas, dan pada akhirnya, mampu mencapai kesuksesan jangka panjang.

Kapan KPI Digunakan?

KPI digunakan dalam berbagai konteks, termasuk bisnis, pendidikan, kesehatan, dan sektor publik. Berikut penjelasannya:

• Mengukur Kinerja Karyawan: Menilai produktivitas dan kontribusi karyawan terhadap tujuan organisasi.
• Mengawasi Proyek: Memantau kemajuan proyek dan memastikan bahwa proyek tersebut sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan.
• Menilai Strategi Bisnis: Mengukur efektivitas strategi bisnis dan menentukan apakah ada perubahan yang perlu dilakukan.
• Memantau Operasional: Mengawasi efisiensi operasional sehari-hari dan mengidentifikasi bagian-bagian yang perlu diperbaiki.

Baca Juga: KPI dan OKR: Pengertian, Perbedaan, dan Contohnya

Fungsi KPI

Secara garis besar, fungsi key performance indicator untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja suatu organisasi atau individu berdasarkan goals dan objective yang telah ditetapkan. Inilah fungsi-fungsi spesifik KPI lainnya:

• Menentukan Keberhasilan: Menyediakan metrik untuk menentukan apakah tujuan strategis telah tercapai.
• Meningkatkan Transparansi: Memberikan gambaran jelas tentang kinerja kepada semua stakeholder.
• Mendukung Pengambilan Keputusan: Menyediakan data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang didasarkan pada informasi.

Baca Juga: Analisis SWOT Perusahaan:Mencari Potensi & Keunggulan Bisnis

Manfaat KPI

Manfaat key performance indicator antara lain:

1. Meningkatkan Fokus

KPI membantu tim dan individu untuk tetap fokus pada tujuan penting dan prioritas utama. Dengan menetapkan KPI yang jelas, semua anggota tim tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan diukur.

2. Memotivasi Karyawan

KPI yang dirancang dengan baik dapat memotivasi karyawan dengan memberikan mereka tujuan yang jelas dan mengukur pencapaian mereka. Alhasil, produktivitas karyawan pun akan meningkat.

3. Peningkatan Berkelanjutan

Melalui KPI, perusahaan dan karyawan bisa mendapat feedback berkelanjutan. Sehingga improvement tak hanya dilakukan dalam satu periode, tapi bisa terus berlanjut secara konsisten.

Ciri-Ciri KPI yang Baik

Key performance indicator yang baik umumnya mencakup SMART (specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound). Berikut penjelasannya:

1. Spesifik

Sebuah KPI sebaiknya memiliki fokus yang jelas dan terarah. Artinya, KPI harus meng-highlight area tertentu yang ingin diperbaiki atau dicapai, bukan sekadar ukuran umum.

Contoh:
Alih-alih hanya mengukur “Kepuasan Pelanggan”, Anda sebaiknya membuat KPI yang spesifik berupa “Persentase Pelanggan yang Memberikan Rating 4 atau 5 dari 5 pada Survei Kepuasan”.

2. Terukur

Indikator harus bisa diukur dengan data yang jelas dan objektif. Hal ini bertujuan untuk melacak kemajuan secara akurat dan konsisten.

Contoh:
KPI “Jumlah Prospek Baru per Bulan” dapat diukur dengan menghitung jumlah prospek yang diperoleh setiap bulan dari laporan CRM.

3. Relevan

KPI harus relevan dengan tujuan utama organisasi atau departemen. Maksudnya adalah, indikator ini harus berhubungan langsung dengan hasil yang ingin dicapai dan mendukung strategi yang ada.

Misalnya, untuk tim pengembangan software, KPI “Jumlah Bug yang Dilaporkan” lebih relevan dibandingkan “Jumlah Email yang Dikirim” karena berhubungan langsung dengan kualitas produk.

4. Dapat Dicapai

Sebuah KPI perlu realistis dan memungkinkan pencapaian dengan sumber daya yang tersedia. Dalam hal ini, sumber daya bisa berarti manpower dan juga alat atau tools yang digunakan.

Sebagai contoh, KPI “Peningkatan Penjualan Tahunan sebesar 10%” adalah target yang cukup challenging, tetapi masih realistis jika perusahaan sebelumnya mengalami pertumbuhan sekitar 8-12% per tahun.

5. Batas Waktu

Menetapkan batas waktu yang jelas untuk KPI membantu dalam memantau kemajuan dan menilai pencapaian dalam periode tertentu. Hal ini juga membantu dalam perencanaan dan penjadwalan kegiatan.

Contoh:
KPI “Pengurangan Biaya Produksi 5% dalam 6 Bulan” memberikan periode waktu yang jelas untuk mencapai target, sehingga hasilnya bisa dievaluasi dalam rentang waktu yang sudah ditetapkan.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan Anda

Apa Saja Jenis KPI?

Melansir dari Indeed, KPI (Key Performance Indicator) dapat dibedakan menjadi tiga kategori utama, yakni KPI finansia, KPI karyawan, dan KPI operasional. Berikut penjelasan tentang perbedaan ketiganya:

1. KPI Financial

KPI finansial adalah alat untuk mengukur kinerja organisasi dari sudut pandang keuangan. Tujuan dari adanya KPI finansial ialah menilai kesehatan finansial perusahaan, serta memantau profitabilitas, likuiditas, dan efisiensi penggunaan sumber daya keuangan.

Contoh KPI Finansial:

• Margin Laba Kotor: Mengukur profitabilitas perusahaan dengan menghitung persentase dari pendapatan yang tersisa setelah dikurangi biaya barang yang terjual.
• Return on Investment (ROI): Mengukur efektivitas investasi dengan membandingkan keuntungan yang diperoleh terhadap biaya investasi.
• Rasio Lancar (Current Ratio): Mengukur kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya dengan membandingkan aset lancar terhadap kewajiban lancar.

2. Employee KPI

Employee KPI fokus pada kinerja dan kepuasan karyawan. Metrik ini membantu memahami seberapa baik karyawan bekerja dan seberapa terlibat mereka dalam pekerjaan mereka. Beberapa contoh employee KPI meliputi:

• Employee Satisfaction: Mengukur tingkat kepuasan karyawan melalui survei dan feedback.
• Employee Turnover Rate: Persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
• Absenteeism Rate: Mengukur jumlah hari yang hilang karena ketidakhadiran karyawan.
• Employee Productivity: Mengukur output atau hasil kerja karyawan dibandingkan dengan waktu atau sumber daya yang dihabiskan.
• Training and Development: Jumlah waktu dan uang yang diinvestasikan dalam pelatihan dan pengembangan karyawan.
• Employee Engagement: Tingkat keterlibatan karyawan dalam pekerjaan mereka dan loyalitas terhadap perusahaan.

3. KPI Operasional

Operational KPI mengukur efisiensi dan efektivitas operasi sehari-hari perusahaan. Metrik ini membantu memahami seberapa baik proses operasional berjalan. Beberapa contoh operational KPI meliputi:

• Cycle Time: Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus produksi atau layanan.
• Order Fulfillment Time: Waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan dari saat pesanan diterima hingga dikirimkan.
• Inventory Turnover: Mengukur seberapa cepat persediaan dijual atau digunakan dalam periode waktu tertentu.
• Quality Metrics: Mengukur jumlah produk atau layanan yang memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, termasuk tingkat cacat atau kegagalan.
• Operational Efficiency: Mengukur efektivitas proses operasional dalam mengurangi biaya dan meningkatkan output.
• Customer Satisfaction: Tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau layanan yang diberikan.

Pentingnya KPI Bagi Perusahaan dan Karyawan

Berikut alasan mengapa KPI penting bagi perusahaan dan karyawan:

1. Enhance Employee Morale (Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan)

KPI membantu dalam menetapkan tujuan yang jelas dan terukur bagi karyawan, sehingga mereka tahu apa yang perusahaan harapkan dari kinerja mereka.

Jika perusahaan memiliki target yang jelas, karyawan bisa merasa lebih termotivasi dan dihargai ketika mencapai atau melampaui target tersebut. Hal ini dapat meningkatkan semangat kerja dan kepuasan karyawan.

2. Support Business Objectives (Mendukung Tujuan Bisnis)

Melalui KPI, setiap bagian dari perusahaan dapat memahami peran mereka dalam mencapai tujuan strategis perusahaan, sehingga seluruh tim akan bekerja untuk mencapai visi yang sama.

3. Encourage Company Growth (Mendorong Pertumbuhan Perusahaan)

KPI memungkinkan perusahaan untuk melihat peluang bertumbuh. Pada akhirnya, perusahaan dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan memanfaatkan peluang baru, sehingga akan mendorong pertumbuhan perusahaan.

4. Manage Company Performance (Mengelola Kinerja Perusahaan)

Apabila memonitor KPI secara terus-menerus, manajemen dapat mengidentifikasi masalah sebelum mereka menjadi besar dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk memastikan kinerja tetap pada jalurnya.

5. Measure Progress (Mengukur Kemajuan)

Bila perusahaan Anda memiliki KPI, Anda bisa memantau seberapa jauh kemajuan perusahaan. Selain itu, manajemen bisa memastikan bahwa perusahaan tetap berada di jalur yang benar.

6. Analyze Trends (Menganalisis Tren)

Adanya laporan KPI akan membantu Anda menganalisis tren dan pola dalam data kinerja. Artinya, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data historis, mengidentifikasi masalah potensial lebih awal, dan menyesuaikan strategi untuk masa depan yang lebih baik.

Contoh KPI Bagi Perusahaan

Berikut adalah beberapa contoh KPI (Key Performance Indicators) yang dapat digunakan oleh perusahaan skincare untuk mengukur kinerja dan keberhasilan mereka:

KPI Pemasaran dan Penjualan

Sales Revenue (Pendapatan Penjualan)
Total pendapatan yang dihasilkan dari penjualan produk skincare.

Sales Growth Rate (Laju Pertumbuhan Penjualan)
Persentase pertumbuhan penjualan dari periode ke periode.

Conversion Rate (Tingkat Konversi)
Persentase pengunjung yang membeli produk setelah mengunjungi situs web atau toko fisik.

Average Order Value (AOV)
Rata-rata nilai pembelian per transaksi.

Contoh KPI Bagi Karyawan

Inilah contoh KPI untuk karyawan yang berposisi sebagai Customer Service:

First Response Time
Waktu yang dibutuhkan karyawan untuk memberikan tanggapan pertama kepada pelanggan setelah menerima permintaan.

Customer Satisfaction Score (CSAT)
Tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh karyawan berdasarkan survei.

Resolution Time
Waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan masalah atau permintaan pelanggan.

—

Setelah membaca penjelasan di artikel ini, sebaiknya pastikan kembali bahwa perusahaan Anda sudah memiliki KPI yang baik dan sesuai.

Jika belum, segera transformasi perusahaan dan karyawan Anda melalui pelatihan dari ruangkerja. Hubungi konsultan ruangkerja secara gratis, dan dapatkan pelatihan yang efektif serta efisien. Klik gambar di bawah, sekarang!

Sumber:

Indeed Editorial Team. ‘Why Are Key Performance Indicators (KPIs) Important?’. Indeed. 4 February 2023 [online] Available at: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/importance-of-kpi (Accessed at 28 July 2024)