Ingin Membuat Bisnis Event Organizer (EO)? Ini Langkah-Langkahnya!

Anda tertarik berbisnis di bidang pelayanan jasa yang satu ini? Simak artikel ini sampai akhir, agar anda paham tentang seluk beluk membuat Event Organizer (EO).

—

Event Organizer atau akrab dengan sebutan EO merupakan bisnis yang semakin digemari. Bagaimana tidak? Bisnis satu ini sangat cocok untuk Anda yang sangat aktif dan senang berinovasi. Selain itu, membuat bisnis sangat berpengaruh positif untuk menurunkan angka pengangguran di Indonesia (terbukti menurut BPS 2018, pengangguran di Indonesia menjadi 5,34%) karena melahirkan lapangan kerja baru.

Apakah Anda juga tertarik untuk membuat EO? Mari kita pahami dulu mengenai pengertian Event Organizer.

Apa Itu Event Organizer

Event Organizer adalah sebuah perusahaan atau individu yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan melaksanakan suatu acara atau kegiatan. Tugas utama dari seorang event organizer adalah menyediakan layanan yang mencakup berbagai aspek perencanaan acara, seperti pemilihan lokasi, manajemen logistik, pengaturan teknis, pemasaran, dan koordinasi semua elemen yang terlibat dalam acara tersebut.

Event Organizer dapat bekerja untuk berbagai jenis acara, termasuk konferensi, pameran dagang, pernikahan, konser, seminar, acara perusahaan, dan lain sebagainya. Mereka bekerja sama dengan klien untuk memahami kebutuhan dan tujuan acara, kemudian merancang dan melaksanakan rencana acara yang sesuai.

Dalam menjalankan tugasnya, seorang event organizer perlu memiliki keterampilan manajemen proyek yang baik, kemampuan untuk bekerja dengan berbagai pihak terkait, dan pemahaman mendalam tentang industri acara. Mereka juga harus dapat mengatasi tantangan yang mungkin muncul selama pelaksanaan acara dan memastikan bahwa acara berjalan dengan lancar sesuai dengan harapan klien.

Fungsi Event Organizer

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari seorang Event Organizer (EO) :

Perencanaan Acara

Event Organizer bertanggung jawab untuk merencanakan setiap aspek acara, mulai dari pemilihan lokasi, penjadwalan waktu, hingga menentukan tema acara. Mereka juga harus memperhitungkan anggaran yang tersedia dan membuat rencana yang sesuai dengan keinginan dan tujuan klien.

Manajemen Logistik

EO mengurus semua kebutuhan logistik acara, termasuk transportasi, akomodasi, pengaturan tempat, perizinan, dan segala sesuatu yang terkait dengan infrastruktur dan fasilitas yang diperlukan.

Pemasaran dan Promosi

Event Organizer terlibat dalam upaya pemasaran dan promosi untuk meningkatkan kesadaran dan partisipasi dalam acara. Ini bisa melibatkan strategi pemasaran digital, periklanan, dan komunikasi media sosial.

Manajemen Teknis

EO harus memastikan bahwa aspek-aspek teknis acara, seperti pencahayaan, suara, tata panggung, dan peralatan lainnya, berjalan dengan lancar. Mereka juga harus menangani segala permasalahan teknis yang mungkin muncul selama acara.

Koordinasi Tim dan Vendor

EO bekerja dengan berbagai vendor dan kontraktor yang terlibat dalam acara, seperti katering, dekorator, penyedia layanan audio-visual, dan lainnya. Mereka harus dapat mengkoordinasikan semua pihak terkait untuk memastikan semua elemen acara berjalan sesuai rencana.

Manajemen Keuangan

Event Organizer mengelola anggaran acara dan memastikan bahwa semua pengeluaran terkendali. Mereka harus dapat membuat perkiraan biaya yang akurat, bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga terbaik, dan mengelola pembayaran.

Pemecahan Masalah

Selama pelaksanaan acara, EO harus dapat mengidentifikasi dan menangani masalah yang mungkin muncul dengan cepat dan efektif. Kemampuan untuk berpikir cepat dan mengambil keputusan yang tepat sangat penting.

Dengan melaksanakan fungsi-fungsi ini, Event Organizer membantu memastikan bahwa acara berjalan dengan sukses dan memenuhi ekspektasi klien serta peserta acara.

Baca Juga : Membangun Identitas Visual yang Kuat untuk Bisnis Anda

Langkah-Langkah Mendirikan Event Organizer

1. Pilihlah jenis acara yang akan Anda organisir

EO juga memiliki beragam jenis. Oleh karena itu, Anda harus memilihnya dari awal EO jenis apa yang Anda inginkan karena jika tidak Anda akan kewalahan menentukan titik fokus bisnis Anda ini, terutama dalam hal bersaing dengan kompetitor nantinya.

Caranya, Anda bisa meninjau kira-kira EO apa yang paling banyak dibutuhkan di sekitar Anda, apakah acara-acara di dalam perusahaan (training, outbound, dsb.), lembaga swadaya masyarakat yang disingkat LSM (berkaitan dengan donasi, penyebaran kepedulian), atau mungkin acara perayaan seperti pesta pernikahan, ulang tahun, dan lain sebagainya.

Masing-masing jenis acara memiliki kelebihan dan kekurangan. Untuk itu sebaiknya Anda pilih sesuai dengan kemampuan dan target pasar.

2. Penting untuk Anda mengerti cara kerja sebuah bisnis EO 

Mempersiapkan apa yang harus dibutuhkan (Sumber:wildapricot.com)

Tidak hanya soal teknis, ilmu juga dibutuhkan untuk mengorganisir sebuah acara. Anda harus memahami bagaimana alur kerja sebelum acara dimulai, pada saat acara berlangsung, dan setelah acara selesai. Jika Anda tidak menguasai terkait apa saja yang dibutuhkan dan diperlukan maka hal tersebut dapat berdampak kepada kepuasan klien terhadap bisnis pengadaan jasa Anda.

Dampak terburuknya adalah klien tidak akan menggunakan jasa EO Anda lagi untuk mengorganisir acaranya. Bagaimanapun juga, klien mengeluarkan sejumlah dana untuk Anda agar acaranya berjalan sesuai dengan keinginan dan rencananya kan?

3. Adanya pengalaman mengorganisir acara 

Sangat penting bagi Anda untuk memiliki pengalaman dalam mengorganisir suatu acara karena untuk mengerti bagaimana cara kerjanya Anda harus mengalami sendiri dengan terjun langsung ke lapangan. Pengalaman juga bisa Anda dapatkan tidak hanya sebagai panitia sebuah acara namun dengan menghadiri suatu acara pun Anda dapat mengerti bagaimana cara kerja sebagai seorang EO. Walaupun tentunya pasti berbeda antara ikut terjun langsung mengambil bagian dalam sebuah acara dan hanya menjadi pengamat saja.

Dengan adanya pengalaman maka Anda dapat melatih diri untuk memiliki sikap sigap, cekatan, cepat, dan tegas. Selain itu, terdapat kemampuan-kemampuan yang penting untuk Anda miliki juga seperti mampu memecahkan masalah, berinteraksi dengan orang lain, percaya diri, dan lain sebagainya. Hal ini dapat memberikan nilai profesional kepada bisnis EO Anda.

4. Membangun relasi dengan pihak yang dapat turut menyukseskan bisnis EO Anda

Sebuah EO tanpa adanya relasi akan menyulitkan berjalannya bisnis Anda karena tidak mungkin Anda menyiapkan semuanya sendiri. Daripada memakan waktu dengan mengurusi hal-hal kecil, lebih baik Anda memaksimalkan waktu Anda sebelum acara berlangsung dengan menyusun konsep acara yang matang. Tentunya adanya relasi dapat memudahkan Anda untuk mengurusi hal-hal kecil tersebut.

Kelebihan lainnya adalah dengan memiliki relasi yang banyak juga dapat meminimalisir bujet yang Anda miliki. Keuntungan yang Anda dapatkan akan semakin tinggi lho! Seperti halnya bisnis EO sebuah pesta pernikahan. Akan sangat diuntungkan apabila Anda memiliki relasi dengan pihak-pihak yang memiliki sebuah gedung pernikahan, penyedia panggung, katering, music performance, dan lain sebagainya. Mereka akan membantu merealisasikan keinginan klien Anda.

5. Bangun portofolio untuk meningkatkan kepercayaan klien

Semakin banyak acara yang telah diorganisir oleh EO Anda maka semakin banyak juga klien yang datang kepada Anda. Membangun portofolio berarti memperbanyak pengalaman, Rekan Kerja. Semua hal ini dapat meningkatkan kepercayaan orang lain terhadap keahlian yang EO Anda miliki.

Tidak ada salahnya untuk memulai bisnis EO dari mengorganisir acara keluarga atau teman dekat sekitar Anda terlebih dahulu (pastinya sesuai dengan jenis EO yang Anda pilih di awal). Jangan lupa untuk memajang portofolio bisnis EO Anda di dalam media yang menjangkau masyarakat luas karena hal ini sangat membantu menumbuhkan awareness! Anda juga dapat memamerkan acara-acara yang sudah Anda organisir dalam bentuk foto dan video.

Baca juga: Ingin Buka Toko Kelontong? Perhatikan Dulu Langkah-Langkah Berikut Ini

Strategi Pemasaran Bisnis Event Organizer

Beberapa strategi di bawah ini dapat membantu anda dalam mengembangkan bisnis Event Organizer (EO), langsung saja disimak, ya.

1. Pemahaman Kebutuhan Pasar

   Lakukan riset pasar untuk memahami tren terbaru, preferensi pelanggan, dan kebutuhan pasar. Identifikasi segmen pasar yang potensial dan sesuaikan layanan Anda dengan kebutuhan mereka.

2. Pembentukan Citra dan Branding

   Bangun citra merek yang kuat dan konsisten. Fokus pada elemen-elemen seperti logo, warna, dan pesan brand yang mencerminkan profesionalisme dan kreativitas EO Anda.

3. Pemasaran Digital

   Manfaatkan kekuatan pemasaran digital untuk meningkatkan visibilitas. Buat situs web yang responsif dan menarik, dan manfaatkan media sosial untuk berinteraksi dengan calon klien, membagikan portofolio acara, dan mendapatkan testimoni positif.

4. Kerjasama dengan Pemasok dan Vendor

   Bangun hubungan yang baik dengan pemasok dan vendor. Dengan memiliki jaringan yang kuat, Anda dapat mendapatkan harga yang lebih baik, layanan yang lebih baik, dan dapat memberikan variasi yang lebih besar kepada klien.

5. Pelayanan Pelanggan yang Unggul

   Fokus pada pelayanan pelanggan yang unggul. Responsif terhadap pertanyaan dan kebutuhan klien serta memberikan pengalaman pelanggan yang positif dapat membantu membangun reputasi yang baik.

6. Inovasi dalam Layanan

   Berinovasi dalam layanan yang ditawarkan. Selalu mencari cara baru untuk meningkatkan pengalaman acara, termasuk penggunaan teknologi baru, tema kreatif, atau unsur-unsur unik lainnya.

7. Penawaran Paket dan Diskon

   Tawarkan paket layanan atau diskon khusus untuk acara-acara tertentu. Ini dapat menjadi daya tarik tambahan bagi klien yang mencari nilai tambah.

8. Partisipasi dalam Pameran dan Jejaring

   Partisipasi dalam pameran industri, konferensi, atau acara jejang bisnis dapat membantu meningkatkan visibilitas dan membangun jaringan dengan profesional dan calon klien.

9. Edukasi Pelanggan

   Edukasikan pelanggan tentang nilai tambah yang Anda bawa sebagai EO. Jelaskan proses kerja, manfaat menggunakan EO, dan berikan contoh kesuksesan dari acara-acara sebelumnya.

10. Evaluasi dan Pelatihan Karyawan:

    Terus evaluasi kinerja tim Anda dan berikan pelatihan sesuai kebutuhan. Tim yang terlatih dengan baik dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada klien.

11. Mengukur Kinerja dan Umpan Balik:

    Terapkan metrik kinerja dan selalu ukur keberhasilan Anda. Dengan mendengarkan umpan balik pelanggan, Anda dapat mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki dan mempertahankan keunggulan yang telah Anda capai.

Tantangan Membuat Bisnis Event Organizer

Di dunia yang penuh warna dan dinamika industri acara, seorang Event Organizer (EO) harus siap menghadapi berbagai tantangan untuk memastikan keberhasilan setiap acara yang dihelatnya. Persaingan yang tinggi di industri ini seringkali menjadi langkah awal yang perlu diatasi.

Tantangan pertama yang mungkin dihadapi EO adalah persaingan yang sengit. Banyaknya EO yang berlomba-lomba menawarkan jasanya membuat sulit untuk membedakan diri dan memikat hati klien potensial. Membangun citra merek yang kuat dan keunggulan kompetitif menjadi kunci untuk dapat bersaing dengan sukses.

Namun, bahkan dengan strategi pemasaran yang efektif, fluktuasi ekonomi bisa menjadi rintangan serius. Selama masa ketidakstabilan ekonomi, klien cenderung lebih berhati-hati dalam mengalokasikan anggaran acara. EO harus bijak dalam menyesuaikan diri dengan situasi ekonomi yang berubah-ubah.

Manajemen logistik juga menjadi tantangan tersendiri. Mengatur transportasi, akomodasi, dan infrastruktur lainnya untuk acara yang melibatkan banyak elemen memerlukan koordinasi yang cermat. Kesalahan dalam logistik dapat berdampak besar pada jalannya acara dan citra EO.

Ketergantungan pada pihak ketiga, seperti vendor dan penyedia layanan, dapat menambah kompleksitas bisnis. Risiko kerjasama dengan pihak ketiga yang tidak dapat memenuhi standar kualitas atau tenggat waktu dapat berdampak negatif pada reputasi EO di pasar.

Teknologi dan inovasi juga membawa tantangan baru. Sambil mencoba mengikuti perkembangan teknologi, EO harus mengelola investasi tambahan dan menyesuaikan operasional dengan perkembangan tren inovatif, seperti solusi manajemen acara digital atau aplikasi berbasis acara.

Tidak kalah pentingnya adalah menghadapi tantangan komunikasi. Komunikasi yang tidak efektif dapat menyebabkan kesalahpahaman dan ketidakcocokan antara harapan klien dan hasil akhir acara. Oleh karena itu, EO harus menjaga komunikasi yang baik dengan klien, vendor, dan tim internal.

Sementara itu, keterbatasan anggaran klien dan tuntutan yang tinggi terhadap hasil acara menjadi keseimbangan delik yang harus dijaga oleh EO. Kemampuan untuk menciptakan solusi kreatif yang tetap terjangkau menjadi kunci untuk memuaskan klien tanpa merusak stabilitas finansial EO.

Dalam menjalankan bisnis Event Organizer, kesigapan dalam mengatasi berbagai tantangan ini membutuhkan perencanaan yang matang, ketangguhan dalam menghadapi perubahan, dan kemampuan untuk beradaptasi dengan dinamika industri yang terus berubah. Hanya dengan mengatasi berbagai tantangan ini, seorang EO dapat memastikan bahwa setiap acara yang dihelatnya tidak hanya berjalan dengan lancar tetapi juga memenuhi ekspektasi tinggi klien.

Baca Juga : Analisis SWOT Perusahaan: Teknik Menggali Potensi, Tantangan, dan Keunggulan Kompetitif Bisnis

—

Informasi yang disampaikan di atas dapat memberikan gambaran kepada Anda yang bingung harus memulai bisnis ini dari mana. Semoga membantu ya, Rekan Kerja! Anda juga dapat membaca artikel-artikel lainnya di aplikasi ruangkerja lho. Ada banyak tips dan trik menjadi wirausahawan yang baik dan menguntungkan! Unduh sekarang aplikasinya, gratis.