Mengenal Cara Orientasi Karyawan Baru untuk Hasilkan SDM Berkualitas

Tahukah Anda bahwa orientasi berdampak besar terhadap loyalitas dan produktivitas karyawan? Talent LMS mengumpulkan data sekitar 69% karyawan cenderung menetap di perusahaan setidaknya selama tiga tahun setelah pengalaman orientasi yang hebat. Lalu, bagaimana cara agara orientasi karyawan baru dapat berjalan dengan efektif?
—

Istilah “tak kenal maka tak sayang” tidak hanya berlaku dalam aspek personal, tapi juga profesional. Dalam hal ini, sebuah lembaga akan menyelenggarakan masa “orientasi” untuk saling mengenal satu sama lain.

Di dunia kerja, orientasi akan diberikan pada mereka yang berstatus sebagai karyawan baru. Meskipun Anda sudah mahir dan menguasai sebuah bidang, tetapi jika kondisinya Anda baru masuk di sebuah organisasi, maka proses orientasi adalah kewajiban yang harus Anda jalani.

Lalu, apa itu orientasi karyawan baru, dan bagaimana contoh programnya? Temukan jawabannya pada pembahasan di bawah ini!

Mengenal Orientasi Karyawan Baru

Orientasi adalah masa pengenalan atau penyesuaian agar seseorang dapat bersikap dengan benar. Orientasi bisa berlaku untuk banyak hal, seperti orientasi untuk siswa, mahasiswa, dan juga karyawan. Dalam hal ini, kita akan lebih fokus terhadap orientasi karyawan.

Orientasi karyawan adalah tahap di mana seseorang dikenalkan dengan organisasi baik dari segi budaya, nilai, dan tanggung jawab ketika mereka baru masuk di tempat kerja yang baru.

Dalam bahasa Inggris, proses orientasi karyawan baru familiar juga dengan sebutan onboarding. Secara garis besar, orientasi dilakukan agar karyawan memiliki kesiapan untuk menghadapi tim, departemen, dan peran baru yang akan mereka jalani ke depannya.

Umumnya, masa orientasi karyawan baru berkisar antara satu minggu hingga satu bulan. Namun, durasi orientasi sebetulnya bervariasi tergantung pada ukuran dan struktur organisasi, serta kompleksitas pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan tersebut.

Tujuan Orientasi Karyawan Baru

Adapun tujuan orientasi karyawan baru adalah untuk membantu para new comers menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja baru.

Selain itu, orientasi juga dapat menolong karyawan baru untuk  terintegrasi dengan organisasi dan membantu mereka mulai bekerja dengan efektif.

Agar perusahaan mampu menyelenggarakan orientasi dengan maksimal, tentunya sebuah tim harus memiliki keahlian yang mumpuni. Segera latih karyawan Anda melalui ruangkerja bersama para expert, konsultasi gratis sekarang!

Apa yang Terjadi Jika Karyawan Tidak Mengikuti Masa Orientasi?

Jika tidak ada masa orientasi karyawan baru, ini beberapa hal yang akan dirasakan oleh karyawan:

1. Employee akan merasa tidak terhubung dengan organisasi dan rekan kerja mereka, dan tidak tahu bagaimana cara bekerja dengan efektif di tempat kerja baru.

2. Pegawai baru tidak tahu apa saja yang perusahaan harapkan dari mereka, serta kebingungan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diemban dari atasan.

3. Tanpa masa orientasi yang tepat, akan muncul rasa terintimidasi dan tidak yakin tentang apa yang harus dilakukan oleh new employee. Hal ini akan menyebabkan mereka kurang percaya diri dan tidak produktif.

4. Melalui masa orientasi, karyawan baru akan beradaptasi dengan core values (nilai inti), iklim, budaya, serta regulasi yang jadi pedoman perusahaan.

Artinya, jika tidak mengikuti orientasi, kemungkinan karyawan baru melakukan kesalahan atau melanggar kebijakan atau prosedur organisasi bukanlah suatu hal yang mustahil.

Pasalnya, mereka tentu merasa clueless dan tidak tahu bagaimana harus bertindak. Hal ini dapat menyebabkan masalah di tempat kerja dan mengurangi efektivitas karyawan tersebut.

Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki masa orientasi yang memadai bagi karyawan baru. Hal ini dilakukan untuk menumbuhkan motivasi agar setiap pegawai dapat melakukan pekerjaannya dengan baik dan sesuai standar perusahaan.

Apa Saja yang Ada dalam Masa Orientasi Karyawan?

Orientasi karyawan baru biasanya meliputi presentasi tentang organisasi, perkenalan dengan rekan kerja, dan pengenalan ke prosedur dan pola kerja.

Orientasi karyawan baru juga dapat mencakup sesi pelatihan tentang topik-topik seperti kebijakan dan prosedur, keselamatan dan kesehatan kerja, dan perangkat lunak atau sistem yang digunakan di organisasi.

Agar lebih jelas, mari kita lihat 7 elemen dalam masa orientasi karyawan baru berikut ini:

1. Pengenalan aturan dan regulasi yang berkaitan dengan pemerintah

Ketika kita bekerja di sebuah perusahaan, artinya kita harus patuh terhadap aturan, khususnya dari pemerintahan.

Di Indonesia sendiri, terdapat berbagai pedoman tertulis yang mengatur ketenagakerjaan, contohnya pada UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Biasanya, karyawan akan diberi tahu apa saja kewajiban dan hak yang berlaku di perusahaan agar tetap sesuai dengan anjuran government.

2. Informasi tentang misi, core values, dan budaya perusahaan

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pihak organisasi wajib untuk mengomunikasikan apa yang jadi misi, nilai inti, dan budaya yang dianut oleh perusahaan.

Hal ini penting untuk mendorong karyawan baru agar memiliki value dan misi yang sama sehingga goals pekerjaan dapat tercapai dengan lebih efektif.

3. Penjelasan mengenai benefit dan tunjangan yang akan diterima karyawan

“Apa tujuan Anda dalam bekerja?”

Tentu jawaban yang paling utama adalah untuk mencari pendapatan, bukan? Pada masa orientasi, tak jarang karyawan akan diinformasikan kembali mengenai apa saja benefit dan tunjangan yang akan mereka dapat sesuai dengan statusnya.

Misal, jika Anda masih berstatus kontrak, tentunya benefit yang didapat tidak akan sama dengan mereka yang berstatus sebagai permanen. Komunikasi ini harus clear agar karyawan tidak merasa dirugikan oleh perusahaan.

4. Informasi mengenai kebijakan penting yang ditetapkan perusahaan

Jika Anda adalah seorang profesional, tentu Anda tak asing dengan yang namanya conflict interest, company policy, dan lain-lain.

Pada masa orientasi, perusahaan harus memastikan bahwa karyawannya paham terhadap berbagai aturan yang akan menjaga keberlangsungan kinerja mereka. Berikut ini beberapa contoh kebijakan yang ada:

• Kesempatan kerja yang setara
• Tidak ada pelecehan
• Cuti keluarga dan medis
• Ketetapan lembur
• Keamanan dan keselamatan kerja
• Asuransi kesehatan

dan masih banyak lagi.

Karyawan juga perlu diberi tahu tentang prosedur pelaporan jika melihat adanya pelanggaran. Seperti cara melaporkan dugaan pelanggaran kebijakan larangan pelecehan dan aturan keselamatan.

Selain itu, karyawan harus menyatakan perjanjian secara tertulis agar mereka mematuhi undang-undang yang berlaku untuk bisnis dan perilaku yang menyangkut perusahaan.

5. Proses pengenalan pada pegawai lain dan pengenalan dengan fasilitas kerja

Secara praktis, pemberi kerja harus berusaha keras dalam proses orientasi untuk memperkenalkan karyawan baru pada pegawai lainnya yang bersangkutan.

New employee perlu mengetahui peran apa yang dipegang oleh rekan kerja lainnya dan bagaimana mereka bisa berinteraksi satu sama lain.

Selain itu, karyawan baru pun berhak mendapatkan fasilitas kerja yang mendukung, atau biasa disebut juga dengan starter kit alias employee kit. Umumnya terdiri dari laptop, seragam, notebook, dan lain sebagainya.

6. Penjelasan menyeluruh tentang tugas karyawan

Poin paling utama dalam proses orientasi adalah adanya penjelasan menyeluruh tentang tugas dari sang karyawan baru. Penjelasan ini harus mencakup:

• Informasi tentang metrik untuk keberhasilan dan kegagalan dalam pekerjaan
• Bagaimana, kapan, dan siapa yang akan menilai pekerjaannya
• Apa sumber daya yang disediakan untuk membantu karyawan belajar dan berhasil dalam mengerjakan tugas mereka
• Bagaimana pekerjaan tersebut relevan dan dapat berkontribusi untuk kemajuan bisnis

7. Dokumentasi proses orientasi

Documentation is a must! Mendokumentasikan proses orientasi sangat penting untuk membuktikan kepatuhan organisasi terhadap undang-undang dan untuk melindungi kepentingan pemberi kerja dalam segala jenis masalah hukum, mulai dari klaim pengangguran, tunjangan kompensasi pekerja, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Macam-Macam Kepribadian Karyawan; Introvert dan Ekstrovert

Tahapan Orientasi Karyawan Baru

Ada tiga tahapan dalam orientasi karyawan baru, yaitu:

1. Pre-arrival, yaitu proses pembelajaran tentang perusahaan sebelum karyawan baru bergabung.

2. Encounter, yaitu tahap di mana karyawan baru mendapatkan pemahaman lebih jelas tentang perusahaan dan dihadapkan pada situasi yang mana bisa terdapat perbedaan antara harapan awal dengan realita sesungguhnya.

3. Metamorphosis, pada step ini, karyawan baru harus belajar mengatasi berbagai inkonsistensi yang mereka temukan di perusahaan. Namun, proses ini akan membuat semakin terlatih dalam pekerjaan, menunjukkan kinerja efektif, dan menyesuaikan diri dengan nilai-nilai serta norma rekan kerja lainnya.

Jenis-Jenis Orientasi Karyawan Baru

Menurut kebutuhan dan sifatnya, orientasi karyawan terdiri dari tiga jenis, yaitu:

1. Personal orientation (orientasi pada perorangan)

Personal orientation adalah orientasi yang mengacu pada kemampuan individu untuk mengekspresikan identitas mereka sendiri dan identitas orang-orang di sekitar mereka dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

2. Temporal orientation (orientasi pada waktu)

Temporal orientation merupakan orientasi yang melibatkan pemahaman durasi dan waktu hubungan kerja seseorang, seperti hari kerja, liburan, bulan khusus, dan informasi penting yang berkaitan dengan masa lalu atau masa depan perusahaan.

3. Spasial orientation (orientasi pada tempat)

Spasial orientation adalah pengenalan yang melibatkan kemampuan individu untuk memperoleh informasi tentang batas-batas wilayah kerja atau lokasinya, hubungannya dengan lokasi lain yang diperlukan, serta memahami aturan di tempat tersebut.

Checklist yang Perlu Disiapkan oleh Tim Personalia (HRD) untuk Orientasi Karyawan Baru

Departemen yang mengurus persiapan masa orientasi baru karyawan adalah HCCA atau Human Capital Corporate Affairs, alias tim personalia (Human Resource Department).

Apa saja yang harus disiapkan sebelum masa orientasi? Ini beberapa checklist versi ruangkerja:

1. Tentukan Apa yang Ingin Dicapai

Proses perekrutan karyawan memang sebuah jalan yang panjang. Mulai dari penyebaran informasi lowongan, interview, hingga pelaksanaan orientasi tersebut.

Sebelum melaksanakan orientasi, perusahaan perlu menetapkan tujuan yang akan dicapai terlebih dahulu. Hal ini agar orientasi karyawan dapat berjalan dengan optimal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Beberapa contoh tujuan orientasi karyawan baru yang bisa dijadikan patokan oleh perusahaan ialah meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan, mengurangi turnover karyawan, dan bahkan untuk membentuk tim yang berintegritas.

2. Buat agenda untuk pra, pelaksanaan, dan pasca orientasi

Agar masa orientasi berjalan dengan sukses, Anda dan tim perlu membuat agenda secara terperinci. Tujuannya supaya setiap karyawan yang terlibat dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efisien.

Anda perlu menentukan siapa saja yang akan terlibat dalam program masa orientasi. Contohnya seperti tim IT untuk mengatur alamat email karyawan baru, tim creative untuk membuat desain, dan lain-lain. 

3. Membuat dan Menyusun Program Orientasi

Sebuah program dapat terlaksana denngan baik jika ada perencanaan yang baik pula. Maka dari itu, mulailah dengan menyusun program orientasi.

Dalam hal ini, sesuaikan program orientasi dengan kebijakan perusahaan Anda. Apakah akan dilaksanakan secara online, atau offline? Pasalnya, ini akan berpengaruh terhadap materi yang akan disampaikan nantinya.

Perusahaan perlu memikirkan bagaimana caranya mengolah materi orientasi, berkoordinasi dengan tim HR, sampai dengan mengotomatisasikan program orientasi agar dapat berjalan dengan baik.

4. Reach out Karyawan Sebelum Orientasi

Karyawan baru akan merasa lebih siap dan nyaman jika mengetahui apa yang harus mereka lakukan sebelum masuk di hari pertama kerja.

Jadi, alangkah baiknya agar tim yang bersangkutan mengirimkan list pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh karyawan baru, plus beritahu mereka untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan lebih lanjut.

6. Jadwalkan Training Khusus Sesuai Role Karyawan Baru

Setelah melewati masa pengenalan dari perusahaan, buatlah agenda untuk memberi pelatihan pada karyawan baru sesuai dengan role mereka.

Pasalnya, meskipun perannya sama, biasanya tiap perusahaan memiliki SOP, tools, dan software yang berbeda-beda. Ini merupakan hal yang fundamental agar karyawan bisa bekerja sesuai dengan target yang ditentukan.

Contoh Program Orientasi Karyawan Baru

Sebagai acuan perusahaan untuk masa orientasi, ruangkerja akan memberikan contoh programnya di bawah ini.

A. Orientasi Karyawan Baru Secara Offline

Berikut ini contoh susunan program orientasi karyawan baru yang bisa diterapkan secara online maupun offline:

1. Pendahuluan

Karyawan baru akan diperkenalkan kepada tim, struktur organisasi, dan visi misi perusahaan.

2. Peraturan perusahaan

Perusahaan dapat tentang peraturan company, hal ini menyangkut kode etik, kebijakan privasi, dan kebijakan keamanan.

3. Pelatihan teknis

Sampaikan penjelasan tentang produk atau layanan perusahaan, sistem informasi, dan alat yang yang akan digunakan oleh karyawan baru.

4. Sesi pertanyaan dan jawaban

Karyawan baru akan memiliki kesempatan untuk bertanya tentang pekerjaan, perusahaan, atau topik lain yang mungkin menjadi pertanyaan mereka.

5. Orientasi kantor

Agar lebih berkesan, perusahaan dapat mengajak karyawan untuk tur singkat kantor dan diperkenalkan ke fasilitas yang tersedia, seperti ruang makan, gym, dan fasilitas lainnya. Tur ini bisa dilakukan baik offline maupun online.

6. Sesi pertemanan

Karyawan baru akan diperkenalkan kepada rekan kerja lainnya melalui acara sosial atau kegiatan team building.

7. Games

Untuk meningkatkan engagement antara karyawan baru dengan tim, cobalah selipkan agenda games pada saat orientasi. Momen ini bisa membuat suasana jadi lebih “cair” dan juga “hangat”.

B. Orientasi Karyawan Baru Secara Online

Orientasi adalah suatu proses beradaptasi dan penyesuaian dengan kantor baru. Untuk metodenya bisa juga dilakukan secara online, terlebih saat ini banyak kantor yang sudah menerapkan sistem Work from Home dan Work from Anywhere, alias remote working.

Jika perusahaan Anda memiliki skala karyawan yang besar, biasa proses orientasi akan memakan waktu lama. Maka dari itu, solusi yang bisa diterapkan adalah orientasi melalui LMS. Simak penjelasannya berikut ini!

Gunakan LMS untuk Proses Orientasi yang Berbasis Online

Apabila perusahaan belum menyediakan software khusus untuk penyebaran materi, maka solusi andalan lainnya ialah menggunakan Learning Management System (LMS) yang efektif.

Seperti dilansir dari elearningindustry.com, LMS memberikan keleluasaan pada administrator untuk menambah kelas dan mempersingkat proses enroll karyawan.

Perusahaan pun dapat memeriksa progres orientasi karyawan dan mengevaluasinya secara otomatis. Sebab, menurut trainanddevelop.ca, orientasi karyawan tidak dikatakan sempurna apabila Anda tidak memeriksa seberapa jauh orientasi tersebut telah berdampak kepada kinerja karyawan.

Bukan hanya dari segi perusahaan, keuntungan yang didapat dari penggunaan LMS pun dirasakan oleh para karyawan sebagai peserta orientasi. Karyawan baru dapat menikmati konten pembelajaran kapan pun dan di mana pun mereka mau. Hal tersebut disebabkan LMS menawarkan fleksibilitas dalam pembelajaran.

Demikian pembahasan mengenai orientasi karyawan baru dan berbagai tahapannya. Ingat, orientasi karyawan menjadi kunci untuk mengoptimalkan perkembangan bisnis perusahaan dan menciptakan SDM yang unggul.

Sebagai platform pelatihan nomor 1 di Indonesia, ruangkerja mengerti segala kebutuhan Anda untuk mengadakan orientasi karyawan baru yang optimal.

Dengan berbagai keunggulan fitur dan teknologi LMS yang digunakan, ruangkerja dapat membantu Anda membuat berbagai pelatihan sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut adalah tiga keunggulan ruangkerja.

• Technology platform
  Learning Management System (LMS) berbasis web dan mobile sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja.

• Content development
  Pembuatan konten pelatihan kustom dengan metode micro-learning berbasis video yang engaging.

• Program management
  End-to-end project management dan operasional untuk implementasi digital training.

Hanya dalam satu genggaman, ruangkerja mampu menjawab kebutuhan perusahaan Anda untuk melakukan pelatihan karyawan secara efektif dan efisien. Klik gambar di bawah untuk bergabung dengan ruangkerja sekarang.