Menggunakan Prinsip 80 20 Untuk Meningkatkan Produktivitas

Berfokus pada 20% bagian dari alur kerja yang bisa berkontribusi pada sebagian besar hasil, maka hal tersebut bisa merampingkan alur kerja dan membuat lebih produktif.

—

Beragam teori tekait produktivitas menjadi topik hangat dalam dunia kerja. Tak sedikit dari mereka yang mengimplementasikan teori atau prinsip untuk mengembangkan perusahaan maupun bisnisnya. Salah satu prinsip yang berkaitan dengan produktivitas adalah prinsip 80 20. Apa itu prinsip 80 20?

Mengenal Prinsip 80 20

Prinsip 80 20 atau biasa dikenal dengan prinsip atau hukum Pareto. Nama Pareto sendiri berasal dari nama penemu prinsip tersebut. Vilfredo Federico Damaso Pareto atau Vilfredo Pareto, seorang ekonom dalam publikasinya (1896) menjelaskan bahwa prinsip 80 20 menyebutkan bahwa sekitar 80% konsekuensi berasal dari 20% penyebab. 

Secara umum, prinsip Pareto menyatakan bahwa adanya ketimpangan hubungan antara input dan output. Meski begitu, prinsip ini berfungsi sebagai pengingat umum bahwa hubungan yang tidak setara tersebut bisa menjadi kuncian untuk fokus pada suatu hal. 

Pareto dalam publikasinya menyebutkan adanya ketidakseimbangan kepemilikan tanah di Italia. Tepatnya, Pareto mengungkap 80% tanah di Italia hanya dimiliki oleh 20% penduduknya. Kasus tersebut digunakan untuk menggambarkan adanya ketidaksamaan antara mayoritas dan minoritas. 

Tak sedikit orang yang menilai bahwa prinsip tersebut memberikan contoh ketidakadilan karena mengungkap fakta bahwa tidak ada yang adil dan seimbang. Ada banyak hal yang timpang.  Tidak seperti prinsip lainnya, Prinsip Pareto hanyalah sebuah pengamatan, bukan hukum. Meskipun diterapkan secara luas, itu tidak berlaku untuk setiap skenario.

Contoh Penerapan Prinsip 80 20 

Contoh penerapan prinsip 80 20 untuk hampir semua hal di kehidupan sehari-hari sangatlah mudah ditemui di masyarakat. Prinsip 80:20 berlaku dalam banyak situasi kehidupan. Dalam dunia bisnis contohnya sebagai berikut:

80% dari keuntungan perusahaan berkaitan dengan 20% pelanggannya;

80% dari penjualan perusahaan dihasilkan oleh 20% produknya;

80% dari penjualan perusahaan dilakukan oleh 20% staf penjualan;

80% penjualan dilakukan kepada 20% pelanggan;

20% karyawan memperoleh 80% dari pendapatan;

80% keluhan yang didaftarkan oleh perusahaan dibuat oleh 20% pelanggannya.

Prinsip 80 20 dalam Upaya Peningkatan Produktivitas 

Prinsip 80 20 ini menyebut 80% kontribusi seseorang merupakan hasil dari 20% upaya yang dilakukannya. Artinya Anda bisa fokus pada 20% hasil dari kontribusi keseluruhan. Prinsip tersebut mengungkapkan bahwa banyak di antara Anda justru menghabiskan banyak waktu pada hal-hal tidak produktif. 

Pada umumnya ketika karyawan mendapatkan tugas tertentu dan merasa buntu untuk menyelesaikannya. Biasanya disebabkan karena mereka tak memiliki rencana kinerja dan tahapan penyelesaian masalah. Sehingga ketika bekerja menjadi tidak optimal. 

Dalam hal ini, prinsip 80 20 secara efektif dapat membantu Anda dalam mengembangkan karier dan bisnis. Apabila Anda dapat mengetahui 20% waktu yang tepat untuk menghasilkan 80% hasil bisnis, maka Anda akan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk aktivitas-aktivitas yang menunjukkan performa maksimal. Fokus pada 20% akan lebih memudahkan dalam bekerja dibandingkan berkutat pada 80% hal-hal yang menjadi masalah. 

Jika Anda dapat menemukan dan mengidentifikasi 20% dari alur kerja Anda yang berkontribusi pada sebagian besar hasil, maka Anda bisa merampingkan alur kerja yang lebih baik dan lebih produktif.

Baca Juga: Apa itu LMS dan Manfaatnya Bagi Peningkatan Produktivitas Karyawan

Ingin memiliki karyawan yang mampu bekerja dengan lebih efektif dan efisien? Ayo revolusi kualitas karyawan dengan pelatihan berbasis LMS ruangkerja sekarang juga!

Kebiasaan yang Berpedoman pada Prinsip 80 20 untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja 

Prinsip Pareto berfokus pada 20 persen yang bisa dimaksimalkan sehingga sedikit mengabaikan porsi besar dari 80 persennya. Dikutip dari Fast Company, Fedrika Klaren, Kepala Produksi Mobil Elektrik Polestar membocorkan kebiasaan yang berpatokan pada prinsip 80 20. Ia menyebut setelah menjalankan kebiasaan tersebut selama 18 bulan atau 1,5 tahun, hal tersebut terbukti mampu meningkatkan kualitas hidup dan produktivitas dalam bekerja. 

Berikut beberapa kebiasaan dari Fedrika Klaren yang menerapkan prinsip 80 20 dalam kesehariannya: 

1. Bangun pagi antara pukul 5-6. 

2. Hindari membuka handphone setelah bangun tidur.

   Bagi Klaren, ia menghindari membuka handphone dan memilih berjalan ke dapur kemudian membuat kopi. Selanjutnya ia duduk sembari menikmati kopi di pagi hari. Penting untuk menghirup udara segar, melakukan aktivitas sederhana dibandingkan membuka handphone.

3. Membuat 5 to-do-list.

   Menulis berbagai hal yang harus dilakukan pada hari tersebut dengan notes atau aplikasi penunjang lainnya. Dengan begitu, Anda bisa fokus pada hal-hal yang akan Anda capai pada hari tersebut. Selain itu, aplikasi ini bisa membantu Anda melacak sejauh mana pekerjaan selesai. Anda bisa mulai dari pekerjaan rumah, atau pekerjaan kantor.

4. Luangkan waktu pada akhir pekan (weekend) untuk refreshing.

   Setelah itu, cari kegiatan yang menyenangkan. Bagi Klaren, kebiasaan yang menyenangkan dan jadi kebaisaan baik baginya adalah membuat sarapan untuk anak bersama suami. Selain itu, ketika hari kerja, ia memiliki satu jam istirahat untuk bermain dengan hewan peliharaannya. Gunakan sepanjang hari libur Anda untuk menikmati waktu bersama keluarga atau waktu me time. Bekerja untuk memenuhi kebutuhan hidup adalah hal yang baik. Tetapi memiliki waktu istirahat yang cukup adalah hal yang luar biasa. Bisa jadi Anda melihat waktu istirahat tidak begitu penting, namun untuk dapat melakukan aktivitas berat selama 5 hari kerja dapat menguras tenaga Anda. Oleh karena itu, istirahat ini untuk menyeimbangkan aktivitas dalam kehidupan kerja dan sehari-hari.

5. Membaca ketika menjelang tidur.

   Mungkin banyak yang berkata bahwa Anda harus membaca buku hingga langsung selesai. Namun, bagi Klaren, membaca tidak harus langsung selesai satu buku. Ia mengungkapkan bahwa dirinya hanya butuh satu atau dua halaman dari sebuah novel hingga akhirnya tertidur. Ia pun memastikan untuk tidur pada pukul 10 malam. 

Selain mengubah kebiasaan, ada cara atau tools yang bisa digunakan untuk mengukur peningkatan produktivitas, yakni menggunakan diagram Pareto. Diagram tersebut salah satu dari tools yang digunakan dalam pengendalian mutu. Diagram Pareto ini biasanya berbentuk diagram batang yang menampilkan masalah yang merujuk pada jumlah kejadian.   

Diagram Pareto bermanfaat untuk mengidentifikasi prioritas masalah yang menghambat produktivitas. Selanjutnya, mencari solusi untuk menyelesaikan masalahnya. Diagram ini biasanya diajarkan dalam pelatihan. Terdapat tiga poin penting dalam prinsip Pareto yang menuntun pada peningkatan produktivitas melalui pelatihan antara lain: 

1. Cari 20% bagian yang jadi poin penting dalam pembelajaran dan fokus pada hal tersebut. Bagian 80% lainnya adalah hal-hal yang dikatakan para ahli.
2. Dari materi pembelajaran, pastikan hanya 20% pengetahuan berbasis teori dan 80% sisanya fokuskan pada praktik yang berkaitan dengan pekerjaan. 
3. Jalankan pelatihan dengan porsi 20 synchronous (tatap muka) dan 80% pembelajaran asynchronous. 

Jika ingin merencanakan bisnis dengan mumpuni, tak perlu khawatir. Kini RuangKerja telah memiliki pelatihan yang mendukung suksesnya pengembangan prinsip 80 20 untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan Anda. Karena RuangKerja dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

1. Rewards point, peserta dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan dengan hadiah sesuai keinginan perusahaan.
2. Leaderboards, memicu peserta untuk menyelesaikan pelatihan dengan skor tinggi. 
3. Collaboration, setiap peserta dapat berkolaborasi dengan peserta lainnya melalui forum diskusi. 

Berbagai perusahaan telah bergabung dengan RuangKerja, kini giliran Anda! Tunggu apalagi?

Referensi: 

Klaren, Fredrika. 2021. How to use the 80/20 rule to focus on what matters most [online]. Link: https://www.fastcompany.com/90694448/how-to-use-the-80-20-rule-to-focus-on-what-matters-most (Accessed: 3 April 2022)

Brock, Thomas. 2020. Pareto Principle [online]. Link: https://www.investopedia.com/terms/p/paretoprinciple.asp (Accessed: 3 April 2022).

Whitham, Sophia. 2022. How the 80/20 Rule Can Revolutionize Your Productivity [online]. Link: https://www.makeuseof.com/how-80-20-rule-revolutionize-productivity/ (Accessed: 3 April 2022)

Janoska, Lubos. 2018. Ways To Apply The Pareto Principle To Learning [online]. Link: https://elearningindustry.com/pareto-principle-to-learning-ways-apply (Accessed: 3 April 2022)

Kho, Budi. 2017. Pengertian Diagram Pareto dan Cara Membuatnya [online]. Link:https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-diagram-pareto-dan-cara-membuatnya/ (Accessed: 3 April 2022).